Request for Quotations IT Equipment for Project in Ecuador

The Alliance is looking for companies or individuals to provide IT equipment required during the implementation of its project on the strengthening of the Single Window and modernization of sanitary procedures in Ecuador.

Request for Quotations IT Equipment for Project in Ecuador

Global Alliance for Trade Facilitation/Center for International Private Enterprise

 

Section I. Requirements

The Global Alliance for Trade Facilitation, represented by the Center for International Private Enterprise (CIPE), invites qualified companies or individuals to submit quotations for the equipment specified in this request, which will be used during the implementation of the Strengthening of the Single Window and Modernization of Sanitary Procedures project, in Ecuador.

CIPE will only accept the submission of quotations for this procurement emailed to the contacts specified in Section VIII by the date and time specified in Section I. Late submissions may be considered at CIPE’s sole discretion.

Offerors are responsible for ensuring that their offers are received by CIPE in accordance with the instructions, terms, and conditions described in this request for quotation. Failure to adhere with instructions described in this this request for quotation may lead to disqualification of an offer from consideration. Offerors should submit proposals using the company that, if selected, will deliver the equipment.

Issuance of this Request for Quotation (RFQ) does not constitute an award or commitment on the part of CIPE, nor does it commit the organization to pay for costs incurred in the preparation and submission of a quotation.

Any questions regarding this request for quotation should be sent to the contacts specified in Section VIII by June 29, 2021 at the latest.

Vendors shall offer all the items listed in this request under a lump-sum. The proposed cost shall include any installation charge and freight to the National Customs Service of Ecuador (Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, SENAE) offices located at Av. Malecon Simon Bolivar between Av. 9 de Octubre and P. Icaza, in Guayaquil, Ecuador.

Sección I. Requerimientos

La Alianza Global para la Facilitación del Comercio, representada por el Centro para la Empresa Privada Internacional (CIPE), invita a empresas cualificadas o individuos a enviar cotizaciones para el equipo especificado en esta solicitud, el cual será utilizado durante la implementación del proyecto de Fortalecimiento de la Ventanilla Única y Modernización de Procedimientos Sanitarios, en Ecuador.

CIPE solamente aceptará la presentación de cotizaciones para esta adquisición por correo electrónico a los contactos especificados en la Sección VIII y hasta la fecha y hora especificadas en la Sección I. Los envíos tardíos serán considerados únicamente a discreción de CIPE.

Los oferentes son responsables de garantizar que CIPE reciba sus ofertas de acuerdo con las instrucciones, términos y condiciones descritos en esta solicitud de cotización. No cumplir con las instrucciones descritas en esta solicitud de cotización puede conducir a la descalificación de una oferta de consideración. Los oferentes deben presentar propuestas utilizando la empresa que, de ser seleccionada, entregará el equipo.

La emisión de esta Solicitud de Presupuesto (RFQ) no constituye una adjudicación o compromiso por parte del CIPE, ni compromete a la organización a pagar los costos incurridos en la preparación y presentación de una cotización.

Cualquier pregunta relativa a esta solicitud de cotización debe enviarse a los contactos especificados en la Sección VIII a más tardar el 29 de junio de 2021.

Los proveedores ofrecerán todos los ítems listados en esta solicitud bajo una suma global. El costo propuesto incluirá cualquier cargo de instalación y flete a las oficinas del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador (SENAE) ubicadas en Av. Malecón Simón Bolívar entre Av. 9 de Octubre y P. Icaza, en Guayaquil, Ecuador.

Section II. Warranty

Warranty service and repair in Ecuador is required for all items under this request for quotation. The warranty coverage must be valid for a minimum of thirty-six (36) months after delivery and acceptance of the commodities, unless otherwise indicated in the technical specifications. If the warranty is still valid at the time that any item is transferred to SENAE or another government entity within Ecuador, all rights to warranty support and service shall be transferred with the commodity.

Sección II. Garantía

Se requiere servicio de garantía y reparación en Ecuador para todos los artículos bajo esta solicitud de cotización. La cobertura de la garantía debe ser válida durante un mínimo de treinta y seis (36) meses después de la entrega y aceptación de los productos, a menos que se indique lo contrario en las especificaciones técnicas. Si la garantía sigue siendo válida al momento en que cualquier artículo se transfiera al SENAE u otra entidad gubernamental dentro de Ecuador, todos los derechos de soporte y servicio de garantía se transferirán con el producto.

Section III. Support and Preventive Maintenance

The vendor must formally commit two (2) preventive maintenance services per year, during the warranty period of the offered commodities.

Preventive maintenance must not interfere with daily activities at SENAE’s offices and schedules will be established in coordination with CIPE.

Sección III.  Soporte y Mantenimiento Preventivo

El oferente deberá comprometer formalmente dos (2) servicios de mantenimiento preventivo por año, durante el período de garantía de los bienes ofertados.

Los mantenimientos preventivos no deberán interferir con las actividades cotidianas en las dependencias del SENAE y se establecerán cronogramas en coordinación con CIPE.

Section IV. Equipment specifications

Sole item: Desktop computer

Quantity: 15 units

Minimum characteristics:

  • CPU with Core Intel® i7-10700 processor, 10th generation, 2,9GHz-4,8GHz or superior
  • RAM: 32Gb
  • HDD or SSD of at least 500Gb
  • 21” Monitor
  • Mouse
  • Keyboard
  • Ports: at least 6 USB 3.0, 1 VGA, 1 HDMI
  • Audio: Microphone jacks, Line-in, Line-out
  • Gigabit Ethernet Network Card 10/100/1000
  • Windows 10 professional operating system and
  • Microsoft Office 2019 package, pre-installed and licensed (minimum 3 years).
  • PL/SQL Developer license (version 9.0.5.1648) preinstalled y valid for 3 years.
  • Kaspersky Endpoint Security Anti-virus (version 11.3.0.773) preinstalled and valid for 3 years.

The installation of the equipment must be completed within 1 business week (tentatively scheduled for August 2-6, 2021).

Sección IV. Especificaciones del equipo

Ítem único: Computadora de escritorio

Cantidad: 15 unidades

Características mínimas:

  • CPU con procesador Core Intel® i7-10700, 10ma
  • Generación, de 2,9GHz-4,8GHz o superior
  • Memoria RAM: 32Gb
  • HDD o SSD de al menos 500Gb
  • Monitor de 21 pulgadas
  • Mouse
  • Teclado
  • Puertos: al menos 6 USB 3.0, 1 VGA, 1 HDMI
  • Audio: Conectores para Micrófono, Line-in, Line-out
  • Tarjeta de Red Gigabit Ethernet 10/100/1000 integrado
  • Sistema operativo Windows 10 profesional y paquete Microsoft Office 2019, preinstalado y licenciado (mínimo 3 años).
  • Licencia para PL/SQL developer (versión 9.0.5.1648) preinstalada y válida por 3 años.
  • Antivirus Kaspersky Endpoint Security (versión 11.3.0.773) preinstalado y válido por 3 años.

La instalación del equipo debe completarse en 1 semana laboral (tentativamente agendada para 2-6 de agosto de 2021).

Section V. Quotation dossier

Quotation submissions must:

  1. Be written in English or Spanish.
  2. List detailed prices, including applicable taxes and all other expenses that may incur (such as dispatch cost, labor cost for installation, exchange rate insurance, etc.) in United States of America Dollars.
  3. Indicate the estimated delivery/installation time, quality commitment, fulfillment of the minimum technical requirements and specifications and any provisions that CIPE needs to be aware of.
  4. Confirm the fulfilment of the requested warranty period and include any relevant information on the level or characteristics of support offered for this period.
  5. Include a brief company profile (legal name, years in business, services, and current customers) and proof of past performance (see Section V).
  6. Contain a copy of Business Registration certificate or equivalent document.
  7. Contain a copy of this request for quotation with signature/stamp of legal representative or authorized employee for acknowledgement of its content.
  8. Be in “.pdf” format and sent to the contacts specified in Section VII of this request for quotation with the subject: Equipment for remote connection VUE.

The quotation shall remain valid for acceptance for a period of at least 120 days from the closing date indicated in Section VII.

Sección V. Dossier de cotización

El envío de cotizaciones debe:

  1. Estar escrito en inglés o español.
  2. Listar los precios detallados, incluidos los impuestos aplicables y todos los demás gastos en los que se pueda incurrir (como el costo de envío, el costo de mano de obra para la instalación, el seguro de tipo de cambio, etc.) en dólares de los Estados Unidos de América.
  3. Indicar el tiempo estimado de entrega/instalación, el compromiso de calidad, el cumplimiento de los requisitos técnicos y especificaciones mínimos y cualquier disposición que CIPE deba tener en cuenta.
  4. Confirmar el cumplimiento del periodo de garantía solicitado e incluir cualquier información relevante sobre el nivel o características del soporte ofrecido para este periodo.
  5. Incluir un breve perfil de la empresa (nombre legal, años en el negocio, servicios y clientes actuales) y pruebas del desempeño pasado (consulte la Sección V).
  6. Contener una copia del certificado de registro de la empresa o un documento equivalente.
  7. Contener una copia de esta solicitud de cotización con la firma/sello del representante legal o autorizado como reconocimiento de su contenido.
  8. Estar en formato “.pdf” y enviarse a los contactos especificados en la Sección VII de esta solicitud de cotización bajo el asunto: Equipo para conexión remota VUE.

La cotización debe ser válida para aceptación por un periodo de al menos 120 días a partir de la fecha límite indicada en la Sección VII.

VI. Selection Criteria:

  1. Detailed Price Quote (80%)
  2. Past Performance and Responsiveness (20%)

All interested parties must submit a detailed price quotation along with documentation that demonstrates previous successful performance of similar service/product to those described in this request; this could include letters of recommendations, appreciation, or other evidence of vendor capability from previous customers.

CIPE will select a vendor using a best value approach, considering price factors, past performance, and responsiveness. CIPE may enter into negotiations with one or more offerors to discuss improvements or adjustments in the quotation and cost deduction. Upon selection and/or successful negotiation with the vendor, payment will be made upon acceptance of all deliverables and within 30 days of receipt of invoice.

VI. Criterios de selección:

  1. Cotización detallada (80%)
  2. Desempeño pasado y capacidad de respuesta (20%)

Todas las partes interesadas deben presentar una cotización detallada de precio junto con la documentación que demuestre el desempeño exitoso previo de servicios/productos similares a los descritos en esta solicitud; esto podría incluir cartas de recomendación, apreciación u otras pruebas de la capacidad del proveedor de clientes anteriores.

CIPE seleccionará un proveedor utilizando un enfoque de mejor valor, teniendo en cuenta los factores de precio, desempeño pasado y capacidad de respuesta. CIPE puede entablar negociaciones con uno o más oferentes para discutir mejoras o ajustes en la cotización y deducción de costos. Tras la selección y/o negociación exitosa con el proveedor, se realizará un pago tras la aceptación de todos los entregables y dentro de los 30 días siguientes a la recepción de la factura.

VII. Contacts

All questions, comments, and quotation dossiers must be sent to CIPE via the following emails: lescalante@cipe.org and alarin@cipe.org (please use both emails).

Closing date and time for receipt of quotation: July 09, 2021 17:00 EST.

VII. Contactos

Todas las preguntas, comentarios y dossiers de cotización deben enviarse a CIPE mediante los siguientes emails: lescalante@cipe.org y alarin@cipe.org (por favor utilizar ambos emails).

Fecha y hora límite para la recepción de la cotización: 09 de julio, 2021 17:00 EST.