Request for Proposals to develop and update trade-related electronic services in the Ecuadorian Single Window

The Alliance is looking for a software development firm to develop and update trade-related electronic services for its project in Ecuador

Request for Proposals to develop and update trade-related electronic services

in the Ecuadorian Single Window

Global Alliance for Trade Facilitation/Center for International Private Enterprise

 

1. BACKGROUND INFORMATION

The Global Alliance for Trade Facilitation is a public-private partnership for trade-led growth, supporting governments in developing and least-developed countries in implementing the World Trade Organization’s Trade Facilitation Agreement. Alliance projects cut through red tape and end costly delays at borders by bringing together governments and businesses of all sizes as equal partners to deliver targeted trade reforms. 

By emphasizing digitisation and delivering other best practices, Alliance projects enable businesses to trade more easily thanks to streamlined and more predictable processes. Governments save time and resources by modernising trade procedures while still safeguarding their borders. Ultimately, Alliance projects boost trade competitiveness and business conditions, which are key drivers of inclusive economic growth and poverty reduction. 

The Alliance is led by the Center for International Private Enterprise, the International Chamber of Commerce, and the World Economic Forum, in cooperation with Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ). It is funded by the governments of the United States, Canada, Germany, Denmark, and Australia. 

On behalf of the Alliance, CIPE is responsible for implementing a project to strengthen the Ecuadorian Single Window (Ventanilla Unica Ecuatoriana – VUE) and modernize trade-related sanitary procedures in Ecuador. Efforts to automate and modernize trade-related procedures and government services in Ecuador have stalled in recent years due mainly to public financial constraints. This has affected the interaction between the private sector and the government, and hindered Ecuador’s participation in the global economy. There is consensus among Ecuadorian public and private stakeholders on the importance of rekindling and expanding digitalization in all cross-border trade activities. Therefore, the main objective of this project is to increase the efficiency of trade-related services through process reengineering and technological advancement.

VUE is an electronic tool supervised by the Ecuadorian National Customs Service (Servicio Nacional de Aduana del Ecuador – SENAE) through which all international trade operators submit the requirements and documents necessary to carry out importations and exportations. The electronic services available through VUE allow users to request and receive authorizations, licenses and/or certificates (issued by government authorities) required for international trade operations.

After the completion of the project, it is expected that VUE will have a broader coverage, less time will be required to process the set of e-services selected for the project, and additional efficiencies will be achieved in the e-services that will be updated.

Within this context, CIPE is looking for a software development firm (hereinafter referred to as “the provider”) to develop and update trade-related electronic services in VUE through a team of qualified programmers.

 

2. OBJECTIVE

To develop 10 electronic trade-related services and update 14 electronic trade-related services and make them available, to international trade operators and government control agencies, through the Ecuadorian Single Window (Ventanilla Unica Ecuatoriana – VUE) and the internal systems of each supervisory agency, in accordance with applicable interoperability guidelines (established by SENAE, the supervisory agencies and the National Directorate of Public Data Registration of Ecuador).

 

3. SCOPE OF SERVICES

In collaboration with CIPE’s project team, SENAE and the supervisory agencies, the provider will be responsible for establishing and managing a team of qualified programmers that will develop and update the following trade-related electronic services:

Electronic trade-related services Supervisory agency
 

These services need to be

updated

1.          Quality Certificate

2.          Single Exportation Sanitary Certificate, Animal Consumption

3.          Single Export Sanitary Certificate, Human Consumption

4.          Export Health Certificate, Human Consumption (China)

5.          Certificate of Source

6.          Unified Sanitary Registry Certificate

7.          Authorization for Import of Aquaculture Products

8.          Importation Sanitary Certificate

9.          Cultivation ExportationSanitary Certificate(Brazil)

10.       Export Sanitary Certificate (Argentina)

11.       Virus Free Certification

12.       Product Certification

13.       Plant Certification

14.       Extractive Fishing Exportation Sanitary Certificate (Brazil)

 

Ministry of Production, International Trade, Investments, and Fisheries (MPCEIP)

 

These services need to be developed

1.          Export Health Certificate (Australia)

2.          Export Sanitary Certificate, Larvae (Peru)

3.          Unified Sanitary Registry, Free Sale Certification

4.          Export Sanitary Certificate (Morocco)

Ministry of Production, International Trade, Investments, and Fisheries (MPCEIP)
5.          Authorization for importation of fertilizers Agency for Phyto and Zoo-Sanitary Regulation and Control (AGROCALIDAD)
6.          Import License for Freight Vehicles, Machinery and Equipment Ministry of Transportation and Public Works (MTOP)
7.        Export/Import/Re-exportation permit for Non-CITES Goods

8.        Export/Import/Re-exportation permit for CITES Goods

9.        Export permit timber and non-timber forest goods

10.     Authorization for importation of chemical substances

Ministry of Environment and Water (MAAE)

 

These electronic services will be developed and updated in accordance with the VUE system’s current architecture (including its organizing logic, data flow and exchange, software capabilities and functionality). VUE system is developed under the Java programming language (opensource); mainly Spring, Apache CFX, hibernate, ibatis. The current database is Oracle 11g Enterprise Edition Release 11.2.0.4.0

Supervision, coordination, and training

The development and update of the trade-related electronic services must be completed in close coordination and under the supervision of the counterpart teams in the supervisory agencies. These teams, which will include both technical processes and IT specialists, will guide and assist the programmer crews on all matters related to their specific line of business and institutional systems; additionally, they will define specific standards for software performance and support programmers in complying with those standards.

The delivery of updated or developed electronic services will be subject to user acceptance tests that will be carried out by the relevant supervisory agency and, as appropriate, SENAE prior to their implementation.

Programmers will also work in coordination with SENAE’s team, which will train and assist the programmers in all relevant aspects of the VUE system. SENAE will conduct a remote VUE system training that will have a duration of 11 weeks, approximately. All the programmers that will work on this assignment need to complete the VUE system training. The provider will be responsible for ensuring the permanency of trained programmers in the assignment and plan for timely training of replacements in exceptional cases, in coordination with SENAE and CIPE’s project team, to avoid delays or drawbacks.

Once the team of programmers has been established it will be divided in 4 crews, who will work concurrently with one or more of the supervisory agencies in accordance with a work calendar approved by CIPE’s project team. The provider will ensure that each team includes or has access to the assistance of a senior level engineer to handle development and technical issues that need to be escalated to ensure that the project remains on course and on schedule.

It is expected that the development of each new e-service will take 3 months, and each e-service update will take no more than 6 weeks. Each team will work in collaboration and under the guidance of the IT teams within the supervisory agencies, especially with regard to the implementation of webservices and data exchange frameworks between the VUE system and the institutional system in each agency. Particularly for supervisory agencies that require the adaptation of their internal systems (MAAE and MTOP) the provider will evaluate the requirements with the respective IT teams, in order to develop the work schedule as accurately as possible. Each process or automation carried out must be functional and with the respective quality assurance tests for deployment in production with the approval of the supervisory agency.

Due to the dynamism of the products to be developed for the different supervisory agencies, it is necessary for the team of programmers to apply the “agile” methodology for the development of the services, to the extent feasible, in order to ensure that the schedules that are established efficiently and with optimal results.

Location

SENAE’s VUE system training will be conducted remotely. Development and updating tasks will be carried out remotely, as long as COVID-19 prevention protocols remain in place. Once these protocols are lifted, the crews will coordinate with the supervisory agencies their transition to a face-to-face work format.

In any case, the teams of programmers will be available to meet in person (following COVID-19 prevention protocols) with the counterpart teams in the supervisory agencies. Potential suppliers should consider in their proposals the travel costs deem necessary considering that MPCEIP-Fisheries is located in Manta and is the supervisory agency with the most electronic services to be updated/developed, possibly requiring support from the crews that will initially be assigned to MAAE, MTOP and AGROCALIDAD, which are located in Quito. In addition, providers should consider that some coordination meetings with SENAE, whose facilities are located in Guayaquil, may be necessary.

Necessary hardware

Hardware necessary for remote access to the VUE system will be provided by the project. IT equipment and hardware necessary for the development and update work of each programmer shall be provided for by themselves and/or the provider contracted through this RFP.

 

4. OTHER CONSIDERATIONS

The provider shall provide a 30-day period of post-go live technical support. During this period and based on user feedback, the supervisory agencies may request changes and adjustments to the e-services at no extra cost. Potential providers are encouraged to indicate in their proposals the level of support they will offer for this period in terms of technical and human resources. Training workshops for IT specialists and internal users of supervisory agencies (detailed below) must be completed before the end of this 30-day technical support period.

The provider will offer 12 months of maintenance and technical support to each of the supervisory agencies. This period will begin with the delivery of all electronic services that individually correspond to each supervisory agency. During this period, the vendor will have a service desk to channel maintenance and support requests, including error correction, patch installation, and minor changes at no additional cost. The payment for this deliverable (specified in Section 11) shall be conditioned by the performance of the supplier, which shall be assessed on the basis of the service level indicators set out in Annex 1. Potential suppliers are encouraged to indicate in their proposals the level of support they will provide for this period in terms of technical and human resources.

All programmers, in the team established and managed by the provider, will be required to sign a Confidentiality and Non-Disclosure of Information Agreement with SENAE and the supervisory agencies that require it for the protection of confidential and proprietary information, materials, access codes and other sensitive data and information they access or potentially have access to during their training and engagement on the project.

In addition to collaborative work with the IT teams of the supervisory agencies, the provider will coordinate with each of the 4 programmer crews the development and execution of training workshops to ensure the respective agency’s IT specialists are prepared for the operation and maintenance of the implemented e-services, in addition to the delivery of a technical manual for this purpose. The format and minimum content required for the technical manuals will be incorporated into the contract resulting from this process. They will also support the development of materials for internal users (technical process specialists and other employees), including a user’s manual, and information for the public (external users).

The supervisory agencies will be conducting process reengineering of the e-services before and during the VUE system training. The programmer crews must be capable and ready to incorporate changes in the workflow of the e-services that will be developed and updated, according to the result of process reengineering and as feasible within the VUE system framework.

The provider shall designate a project manager responsible for the programmer crews and who will serve as the main point of contact during the execution of the assignment. For all technical matters the provider’s project manager will report directly to the liaison that SENAE and each supervisory agency will designate. For all administrative matters the provider’s project manager will report directly to the Program Officer leading CIPE’s project team.

 

5. QUALIFICATIONS AND REQUIREMENTS

The provider must have:

  • At least 3 years of experience with development of e-services, dematerialization, and transition to paper-less processes and/or similar assignments for public institutions or the private sector.
  • Demonstrable financial good standing and sustainable organizational foundation.
  • Presence and capability to legally operate in Ecuador.
  • Administrative point of contact and a project manager, with proficiency in the English language, to respectively coordinate legal or administrative matters and report to CIPE’s project team.

The provider will establish a team of programmers to complete the assignment. Members of the team shall have at least the following qualifications:

  • Proficiency in Spanish – ESSENTIAL.
  • Bachelor’s degree or equivalent (third level academic degree under Ecuador’s Organic Law of Higher Education) in systems engineering, computing, informatics.
  • 3 years of proven experience in business information systems development projects.
  • 2 years of proven experience in Java (JEE) system development projects – ESSENTIAL.
  • 2 years of proven experience in system development projects with SQL language management: Oracle-PLSQL and PostgreSQL – ESSENTIAL.
  • 1 year of proven experience in system development projects with ORM (Object Relational Manager): preferably Hibernate and/or Mybatis.
  • 1 year of proven experience in system development projects with Web Services in Java and domain of XML – ESSENTIAL.
  • Demonstrated knowledge in PKI (digital signature and data encryption), Spring Framework, Aspect Oriented Programming and Microsoft Project.
  • 2 years of experience in software analysis, process definition and mapping, definition and surveying of functional requirements.
  • 2 years of experience in software quality control.

At least one of the crew members assigned to each supervisory agency must have the specific requirements detailed below:

Ministry of Environment and Water (MAAE):

  • Knowledge of MVC Architecture
  • Knowledge of code versioning systems such as Git, SVN and SoapUi

Ministry of Transport and Public Works (MTOP):

  • Knowledge demonstrated in Spring Boot, angular in versions 6 or higher.
  • Knowledge of microservices management

Agency for Phytosanitary and Animal Health Regulation and Control (AGROCALIDAD):

  • Knowledge in MVC architecture
  • Knowledge in php7
  • Knowledge in reporting with JasperReports
  • Knowledge of html5 css and bootstrap

Ministry of Production, Foreign Trade, Investment and Fisheries (MPCEIP):

  • Demonstrated knowledge of Business Process Management (BPM) tools
  • Demonstrated knowledge of PHP

Based on the previous experience of the supervisory agencies, it is recommended that each crew be constituted in such a way that it can fulfill the roles of (a) developer, (b) analyst or development specialist for process survey tasks and (c) quality assurance specialist (QA tester).

 

6. SELECTION CRITERIA AND CONTRACT CHARACTERISTICS

Proposals will be evaluated based on a combination of quality (70%) and cost (30%). The estimated total budget for the assignment is USD$380,000. The estimated duration of the assignment is 21 months, including the VUE system training (approximately 11 weeks).

Quality evaluation of the proposals will be based on the following factors:

  • Responsiveness to the requirements set forth in this request for proposals (10%)
  • Relevant work experience of the provider (15%)
  • Technical team (programmers) presented in the proposal (20%)
  • Project manager presented in the proposal (10%)
  • Management and structural capabilities of the provider (15%)

Only proposals that score at least 50% of total points in the technical proposal will be considered.

Cost evaluation will be as follows: The lowest compliant financial proposal (FP) is given the maximum financial score (FS) of 30. The formula for determining the financial scores of all other proposals is:

FS = 30 x (FP/F)

In which “FS” is the financial score, “FP” is the lowest price, and “F” the price of the proposal under consideration.

 

7. PUBLIC OFFICIAL DISCLOSURES

Proposals should disclose whether any owner, senior officer or manager, or key employee of the provider is a public official or related by blood or marriage up to second-degree to a public official. “Public official” includes, a person holding a legislative, administrative, military, or judicial office for any country, an employee of a government-owned or controlled enterprise, an official of a public international organization and/or an official of a political party.

The fact that a public official is employed by or associated with an applicant will not disqualify a company from consideration, however no proposal will be considered unless it includes this information.

 

8. PRE AND POST PROPOSAL CONFERENCES

A pre-proposal videoconference will be held with all interested bidders to clarify any questions related to the assignment on June 08, 2021 at 11:00am EST. Interested parties may request from the email tradejobs@cipe.org a link for the conference.

All shortlisted bidders who meet the minimum qualification requirements and whose technical proposals receive a minimum of 50 points may be contacted to present their proposal individually at a subsequent conference. The objective of the post-proposal conference is to provide the evaluation committee with an in-depth understanding of the structural and management plans and capabilities of the potential supplier. The written proposal will be the basis of the evaluation. The financial proposal will not be discussed during this conference.

 

9. PROPOSAL SUBMISSION

Interested bidders are required to submit a Technical and a Financial Proposal (either in Spanish or English) to the email tradejobs@cipe.org with the subject line: VUE-Ecuador. Application Deadline: July 09, 2021 at 5:00pm EST.

All questions related to this RFP must be emailed to tradejobs@cipe.org no later than June 15, 2021 at 11:00am EST.

The Technical Proposal will contain as a minimum:

  • Company overview and experience.
  • Composition of programmer team and their resumes.
  • Description of the work proposal and tentative timetable.
  • Justification on the composition of the proposed equipment.
  • Project Manager resume.
  • Administrative contact point data.
  • Description of customer training experience.
  • Description of the technical support and maintenance offered.
  • Audited/certified financial statements for the last available fiscal year.

The Financial Proposal must clearly indicate:

  • Total cost of establishing and managing the programming team (for the total duration of the assignment, estimated at 21 months) including the project manager and administrative support.
  • Logistics and transfer costs.
  • Cost of the 30-day technical support period after the start-up of each electronic service.
  • Cost of the 12-month maintenance and technical support period.
  • Applicable taxes and any other expected costs.

 

10. SCHEDULE OF DELIVERABLES

  1. Inception report, 7 calendar days after signing the contract. Including an updated list of programmers and crew distribution proposal, confirmation of the project manager, and administrative point of contact. Electronic document MS Word & PDF.
  2. Monthly progress reports. Describing the status of activities and challenges during the VUE system training and subsequently describing the status of electronic services development and updating activities, challenges, milestones reached during the period and performance of the work schedule. Electronic document MS Word & PDF.
  3. Updated inception report, 2 months after beginning of VUE system training. Including an updated work schedule, description of any adjustments that are necessary in the distribution of the programmers into crews, and an initial proposal of the methodology to be used, particularly for the adequacy of institutional systems of the supervisory agencies, for validation. In-person/online presentation and electronic document MS Word & PDF.
  4. Training workshops and material development completion reportdetailing all training activities conducted, participants, documents produced, and lessons learned, for each supervisory agency. Date of submission will be specified in approved work calendar. Electronic document MS Word & PDF.
  5. Quarterly reports of post-implementation technical support. Detailing fixes, downtime, characteristics of the support provided and any other relevant information, date of submission will be specified in approved work calendar. Electronic document MS Word & PDF.

All reports must be submitted in English and Spanish.

 

11. BREAKDOWN OF PAYMENTS

  • 10% of the total amount of the contract after the signing of the contract and presentation of the inception report.
  • 60% divided into 3-6 payments corresponding with the delivery of updated or developed electronic services, incorporated in the VUE system and with satisfactory user acceptance tests, in accordance with the work schedule approved by CIPE.
  • 10% after the successful completion of training workshops and material development in all supervisory agencies.
  • 20% after the successful completion of the 12-month maintenance and technical support period.

 

ANNEX 1. SERVICE LEVEL INDICATORS

MAINTENANCE AND TECHNICAL SUPPORT SERVICES

Indicator 1: Out-of-Term Support Service Index

Out-of-Term Support Service Index (OTSSI)

Description: Determines the percentage of maintenance and support services not completed in time.

Formula: OTSSI = 100% x (PP/PActual)

Where:

PP = Total hours/days agreed for completion of a maintenance or support service
PActual = Total hours/days in which services are completed

Service level:

Desirable: OTSSI > = 100%
Acceptable: 90% OTDI <100%

80% OTDI <90%: 3% discount on the value of the deliverable
70% OTDI <80%: 5% discount on the value of the deliverable
OTDI <70%: 10% discount on the value of the deliverable

Measurement mechanism: The support and maintenance features included in the contract will be used as the basis for this index. The supplier’s quarterly post-implementation reports as well as supervisory agency records will provide the information required for measurement.

Frequency: Once, at the end of the 12-month period of maintenance and technical support.

 

Indicator 2: Customer Satisfaction Index

Customer Satisfaction Index (CSI)

Description: Measures the degree of satisfaction of the stakeholders (supervisory agencies)

Formula:

CSI= WAR

Where:
WAR = Weighted average of responses from all users.

Service level:

Desirable: WAR > = 4
Acceptable: 3 <= WAR <4
Unacceptable: WAR <3

The basis for the discount is:Range 1: 2 WAR <3: 3% discount of deliverable
Range 2: 1 WAR <2: 5% discount of deliverable

Measurement mechanism: Through a questionnaire created by CIPE and agreed upon the provider. The questions will be formulated so that the answers are based on the Likert scale level 5.

Frequency: Once, at the end of the 12-month period of maintenance and technical support.

 

 

 

Solicitud de propuestas para desarrollar y actualizar servicios electrónicos

relacionados con el comercio en la Ventanilla Única Ecuatoriana

Alianza Global para la Facilitación del Comercio / Centro para la Empresa Privada Internacional

 

SOLICITUD DE PROPUESTAS

1.ANTECEDENTES

La Alianza Global para la Facilitación del Comercio (l’Alianza por sus siglas en inglés) es una organización público-privada creada para apoyar la implementación efectiva del Acuerdo de Facilitación del Comercio de la Organización Mundial del Comercio, mediante asociaciones entre los gobiernos y el sector privado. L’Alianza es un esfuerzo cooperativo financiado por los gobiernos de los Estados Unidos, Canadá, Alemania, Australia y Dinamarca. La Secretaría de l’Alianza está compuesta por el Centro para la Empresa Privada Internacional (CIPE por sus siglas en inglés), la Cámara de Comercio Internacional (ICC-OMB por sus siglas en inglés) y el Foro Económico Mundial (WEF por sus siglas en inglés), con Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) como socio ejecutor. CIPE trabaja con líderes empresariales locales para ampliar la oportunidad de crecimiento inclusivo a través de soluciones dirigidas por el mercado, desarrolla programas para promover un sistema basado en reglas que enfatiza los principios de la gobernanza democrática, promueve el emprendimiento, abre el comercio y lucha contra la corrupción. CIPE y su red global de socios crean conocimiento y herramientas prácticas para impulsar el cambio local.

En nombre de l’Alianza, CIPE es responsable de implementar un proyecto para fortalecer la Ventanilla Única Ecuatoriana (VUE) y modernizar los procedimientos sanitarios relacionados con el comercio en el Ecuador. Los esfuerzos para automatizar y modernizar los procedimientos relacionados con el comercio y los servicios gubernamentales en Ecuador se han estancado en los últimos años debido principalmente a las limitaciones financieras del Estado. Esto ha afectado la interacción entre el sector privado y el gobierno y ha obstaculizado la participación del Ecuador en la economía mundial. Existe consenso entre las partes interesadas públicas y privadas ecuatorianas sobre la importancia de reavivar y ampliar la digitalización en todas las actividades comerciales transfronterizas. Por ello, el objetivo principal de este proyecto es aumentar la eficiencia de los servicios relacionados con el comercio a través de la reingeniería de procesos y el avance tecnológico.

La VUE es una herramienta electrónica supervisada por el Servicio Nacional de Aduanas del Ecuador (SENAE) a través de la cual los operadores del comercio internacional presentan los requisitos y documentos necesarios para llevar a cabo importaciones y exportaciones. Los servicios electrónicos disponibles a través de la VUE permiten a los usuarios solicitar y recibir autorizaciones, licencias y/o certificados (emitidos por las autoridades gubernamentales) requeridos para las operaciones comerciales internacionales.

Una vez finalizado el proyecto, se espera que la VUE tenga una cobertura más amplia, se requiera menos tiempo para procesar el conjunto de servicios electrónicos seleccionados para el proyecto y se logren eficiencias adicionales en los servicios electrónicos que serán actualizados.

En este contexto, CIPE está buscando una empresa de desarrollo de software (en adelante “el proveedor”) para desarrollar y actualizar servicios electrónicos relacionados con el comercio en la VUE, mediante un equipo de programadores cualificados.

 

2. OBJETIVO

Desarrollar 10 servicios electrónicos relacionados con el comercio y actualizar 14 servicios electrónicos relacionados con el comercio para ponerlos a disposición de los operadores del comercio internacional y las agencias de control gubernamental a través de la Ventanilla Única Ecuatoriana (VUE) y los sistemas internos de cada agencia supervisora, de conformidad con las pautas de interoperabilidad aplicables (establecidas por SENAE, las agencias supervisoras y la Dirección Nacional de Registro de Datos

Públicos del Ecuador).

 

3. ALCANCE DE LOS SERVICIOS

En colaboración con el equipo de proyecto de CIPE, SENAE y las agencias supervisoras de los servicios relacionados con el comercio, el proveedor será responsable de establecer y administrar un equipo de programadores cualificados que desarrollarán y actualizarán los siguientes servicios electrónicos relacionados con el comercio:

Servicios electrónicos relacionados con el comercio Agencia supervisora
 

Estos servicios requieren actualizaciones

15.       Certificado de calidad

16.       Certificado sanitario único de exportación, consumo animal

17.       Certificado sanitario de exportación única, consumo humano

18.       Certificado sanitario de exportación, consumo humano (China)

19.       Certificado de procedencia

20.       Certificado de registro sanitario unificado

21.       Autorización de importación de productos de uso acuícola

22.       Certificado sanitario de importación

23.       Certificado sanitario de exportación de cultivo (Brasil)

24.       Certificado sanitario de exportación (Argentina)

25.       Certificación libre virus

26.       Certificación de productos

27.       Certificación de planta

28.       Certificado sanitario de exportación de pesca extractiva (Brasil)

 

Ministerio de Producción, Comercio Exterior, Inversiones y Pesca (MPCEIP)

 

Estos servicios deben ser desarrollados

 

11.       Certificado sanitario de exportación (Australia)

12.       Certificado sanitario de exportación, larvas (Perú)

13.       Registro Sanitario Unificado, Certificación de Libre Venta

14.       Certificado sanitario de exportación (Marruecos)

Ministerio de Producción, Comercio Internacional, Inversiones y Pesca (MPCEIP)
15.       Autorización para la importación de fertilizantes, enmiendas de suelo y productos afines de uso agrícola Agencia de Regulación y Control Fitosanitarios y Zoosanitarios (AGROCALIDAD)
16.       Licencia de importación para vehículos de carga, maquinaria y equipo Ministerio de Transporte y Obras Públicas (MTOP)
17.       Permiso de exportación/importación/reexportación NO CITES

18.       Permiso de exportación/importación/reexportación CITES

19.       Permiso de exportación de productos forestales maderables y no maderables

20.       Autorización para importación de sustancias químicas

Ministerio de Ambiente y Agua (MAAE)

 

Los servicios electrónicos se desarrollarán y actualizarán de acuerdo con la arquitectura actual del sistema VUE y los sistemas institucionales de cada agencia supervisora (incluyendo su lógica organizativa, flujo e intercambio de datos, capacidades y funcionalidades del software). El sistema VUE está desarrollado bajo lenguaje de programación Java (opensource); principalmente Spring, Apache CFX, hibernate, ibatis. La actual base de datos es Oracle 11g Enterprise Edition Release 11.2.0.4.0

Supervisión, coordinación y capacitación

El desarrollo y la actualización de los servicios electrónicos relacionados con el comercio deben completarse en estrecha coordinación y bajo la supervisión de los equipos contraparte de las agencias supervisoras. Estos equipos, que incluirán tanto especialistas en procesos técnicos como en tecnologías de la información (TI), guiarán a las cuadrillas de programadores en todos los asuntos relacionados con su línea específica de trabajo y sistemas institucionales, además definirán estándares específicos para el desempeño del software y apoyarán a los programadores en el cumplimiento de dichos estándares.

La entrega de servicios electrónicos actualizados o desarrollados estará sujeta a pruebas de aceptación de usuario que serán realizadas por la agencia supervisora correspondiente y, según corresponda, SENAE antes de su puesta en marcha.

Los programadores también trabajarán en coordinación con el equipo técnico de SENAE, que capacitará y apoyará a los programadores en todos los aspectos relevantes del sistema VUE. SENAE impartirá una capacitación del sistema VUE, la cual se llevará a cabo de forma remota y tendrá una duración de 11 semanas aproximadamente. Todos los programadores que trabajarán en esta asignación necesitan completar la capacitación del sistema VUE. El proveedor será responsable de garantizar la permanencia de los programadores capacitados en la asignación y planificar la formación oportuna de reemplazos en casos excepcionales, en coordinación con el equipo de proyecto de CIPE y SENAE, para evitar retrasos o inconvenientes.

Una vez establecido el equipo de programadores, este se dividirá en 4 cuadrillas, que trabajarán concurrentemente con una o más de las agencias supervisoras de acuerdo con un calendario aprobado por el equipo de proyecto de CIPE. El proveedor se asegurará de que cada cuadrilla incluya o tenga acceso a la asistencia de un ingeniero experimentado para solventar problemas técnicos y de desarrollo con un nivel de complejidad superior, para garantizar que el proyecto mantenga el curso planificado y en línea con el calendario.

Se espera que el desarrollo de cada nuevo servicio electrónico se complete en un plazo máximo de 3 meses y la actualización de cada servicio electrónico existente en un plazo máximo de 6 semanas. Cada equipo trabajará en colaboración y bajo la orientación de los equipos de TI dentro de las agencias supervisores, especialmente en lo que respecta a la implementación de servicios web (web services) y esquemas de intercambio de datos entre el sistema VUE y los sistemas institucionales de cada agencia. Particularmente para el caso de las agencias supervisoras que requieren adecuación de sus sistemas internos (MAAE y MTOP) el proveedor evaluará los requerimientos con los respectivos equipos de TI, con el fin de elaborar el calendario de trabajo con la mayor precisión posible. Cada proceso o automatización realizado debe ser funcional y con las respectivas pruebas de aseguramiento de calidad para el despliegue en producción con la aprobación de la agencia supervisora.

Debido al dinamismo propio de los productos a desarrollar para las diferentes agencias supervisoras, es necesario que el equipo de programadores aplique la metodología “agile” para el desarrollo de los servicios, en la medida que sea factible, a fin de garantizar que se cumpla con los cronogramas que se establezcan de manera eficiente y con resultados óptimos.

Ubicación

La capacitación del sistema VUE de SENAE se llevará a cabo de forma remota. Las tareas de desarrollo y actualización se llevarán a cabo de forma remota, en tanto se mantengan vigentes los protocolos de prevención del COVID-19. Una vez que se levanten dichos protocolos, las cuadrillas coordinarán con las agencias supervisoras su transición a un formato de trabajo presencial.

En todo caso, las cuadrillas de programadores estarán disponibles para reunirse presencialmente (siguiendo los protocolos de prevención del COVID-19) con los equipos contraparte en las agencias supervisoras. Los proveedores potenciales deben contemplar en sus propuestas los costos de traslado que estimen necesarios considerando que MPCEIP-Pesca se encuentra en Manta y es la agencia supervisora con más servicios electrónicos por actualizar/desarrollar, con lo cual posiblemente requiera apoyo de las cuadrillas que inicialmente estarán asignadas al MAAE, MTOP y AGROCALIDAD, que se ubican en Quito. Adicionalmente, los proveedores deben considerar que posiblemente serán necesarias algunas reuniones de coordinación con SENAE, cuyas instalaciones se encuentran en Guayaquil.

Hardware necesario

El proyecto proporcionará el hardware necesario para el acceso remoto al sistema VUE. Los equipos informáticos, hardware y los servicios de comunicación necesarios para los trabajos de desarrollo y actualización que realizarán los programadores serán previstos por ellos mismos y/o el proveedor contratado a través de esta solicitud de propuestas.

 

4. OTRAS CONSIDERACIONES

El proveedor proporcionará 30 días de soporte técnico posterior a la puesta en marcha de cada uno de los servicios electrónicos desarrollados o actualizados. Durante este período y basándose en la realimentación de los usuarios, las agencias supervisoras pueden solicitar cambios y ajustes en los servicios electrónicos sin costo adicional. Se alienta a los proveedores potenciales a que indiquen en sus propuestas el nivel de apoyo que ofrecerán para este período en términos de recursos técnicos y humanos. Los talleres de capacitación para los especialistas de TI y usuarios internos de las agencias supervisoras (detallados más abajo) deben completarse antes de que finalice este periodo de 30 días de soporte técnico.

El proveedor proporcionará 12 meses de mantenimiento y soporte técnico a cada una de las agencias supervisoras. Este periodo iniciará con la entrega de todos los servicios electrónicos que individualmente le correspondan a cada agencia supervisora. Durante este periodo, el proveedor dispondrá de una mesa de servicio para canalizar las solicitudes de mantenimiento y soporte técnico, que incluirá la corrección de errores, instalación de parches y realización de cambios menores sin costo adicional. El pago correspondiente a este entregable (especificado en la Sección 11) estará condicionado por el desempeño del proveedor, que será evaluado con base en los indicadores de nivel de servicio que se encuentran en el Anexo 1. Se alienta a los proveedores potenciales a que indiquen en sus propuestas el nivel de apoyo que ofrecerán para este período en términos de recursos técnicos y humanos.

Todos los programadores, en el equipo establecido y administrado por el proveedor, deberán firmar un Acuerdo de Confidencialidad y No Divulgación de Información con SENAE y las agencias supervisoras que así lo requieran para el resguardo de información confidencial y protegida, materiales, códigos de acceso y otros datos e información sensibles a los que tengan acceso o potencialmente tengan acceso durante su capacitación y participación en el proyecto.

Además del trabajo colaborativo con los equipos de TI de las agencias supervisoras, el proveedor coordinará con cada una de las cuadrillas de programadores el desarrollo y ejecución de talleres de capacitación para garantizar que los especialistas de TI de cada agencia supervisora estén preparados para la operación y el mantenimiento de los servicios electrónicos implementados, además de la entrega de un manual técnico al efecto. El formato y contenido mínimo requerido para los manuales técnicos será incorporado en el contrato resultante de este proceso. También apoyarán el desarrollo de materiales para las actividades de creación de capacidad de los usuarios internos (especialistas en procesos técnicos y otros empleados), incluyendo un manual de usuario, e información para el público (usuarios externos).

Las agencias supervisoras y beneficiarias llevarán a cabo una reingeniería de procesos de los servicios electrónicos antes y durante la capacitación del sistema VUE. Las cuadrillas de programadores deberán ser capaces y estar preparadas para incorporar cambios en el flujo de trabajo de los servicios electrónicos que se desarrollarán y actualizarán, de acuerdo con el resultado de la reingeniería de procesos y según sea factible dentro del marco del sistema VUE.

El proveedor designará a un director de proyecto responsable de las cuadrillas de programadores y quien servirá como punto principal de contacto durante la ejecución de la asignación. Para todos los asuntos técnicos, el director de proyecto del proveedor responderá directamente al enlace que CIPE, el SENAE y cada agencia supervisora designe. Para todos los asuntos administrativos, el director de proyecto del proveedor responderá directamente al oficial de programa que dirige el equipo de proyecto de CIPE.

 

5. CUALIFICACIONES Y REQUISITOS

El proveedor debe tener:

  • Al menos 3 años de experiencia en el desarrollo de servicios electrónicos, automatización de procesos e interoperabilidad de sistemas y/o asignaciones similares para instituciones públicas o el sector privado.
  • Situación financiera estable y fundamento organizacional sostenible, demostrables.
  • Presencia y capacidad para operar legalmente en el Ecuador.
  • Una persona que funja como punto de contacto administrativo y un director de proyectos con dominio del idioma inglés, para respectivamente coordinar asuntos jurídicos o administrativos y reportar al equipo de proyecto de CIPE.

El proveedor establecerá un equipo de programadores para completar la asignación. Los miembros del equipo deberán contar como mínimo con las siguientes cualificaciones:

  • Dominio del idioma español – INDISPENSABLE.
  • Ingeniería o equivalente (título académico de tercer nivel bajo la Ley Orgánica de Educación Superior de Ecuador) en ingeniería de sistemas, computación, informática.
  • 3 años de experiencia demostrada en proyectos de desarrollo de sistemas informáticos empresariales.
  • 2 años de experiencia demostrada en proyectos de desarrollo de sistemas en Java (JEE) – INDISPENSABLE.
  • 2 años de experiencia demostrada en proyectos de desarrollo de sistemas con manejo de lenguaje SQL: Oracle-PLSQL y PostgreSQL – INDISPENSABLE.
  • 1 año de experiencia demostrada en proyectos de desarrollo de sistemas con ORM (Object Relational Manager): preferiblemente Hibernate y/o Mybatis.
  • 1 año de experiencia demostrada en proyectos de desarrollo de sistemas con servicios web (web services) en Java y manejo de XML – INDISPENSABLE.
  • Conocimientos demostrados en PKI (firma digital y cifrado de datos), Spring Framework, Programación orientada a aspectos y Microsoft Project.
  • 2 años de experiencia en análisis de software, definición y levantamiento de procesos, definición y levantamiento requerimientos funcionales.
  • 2 años de experiencia en control de calidad de software.

Al menos uno de los miembros de la cuadrilla asignada a cada agencia supervisora, deberá contar con los requerimientos específicos que se detallan a continuación:

Ministerio de Ambiente y Agua (MAAE):

  • Conocimiento de Arquitectura MVC
  • Conocimiento de los Sistemas para versionamiento de código como GIT, SVN y SoapUi

Ministerio de Transporte y Obras Públicas (MTOP):

  • Conocimientos demostrados en Spring Boot, angular en versiones 6 o superior.
  • Conocimientos en manejo de microservicios

Agencia de Regulación y Control Fitosanitarios y Zoosanitarios (AGROCALIDAD):

  • Conocimientos en arquitectura MVC
  • Conocimiento en php7
  • Conocimientos en reportaría con JasperReports
  • Conocimientos de html5 css y bootstrap

Ministerio de Producción, Comercio Exterior, Inversiones y Pesca (MPCEIP):

  • Conocimientos demostrados en herramientas Business Process Management (BPM)
  • Conocimientos demostrados en PHP

Con base en la experiencia previa de las agencias supervisoras, se recomienda que cada cuadrilla esté conformada de tal forma que pueda satisfacer los roles de (a) desarrollador, (b) analista o especialista de desarrollo para las tareas de levantamiento de procesos y (c) especialista en aseguramiento de calidad (QA tester).

 

6. CRITERIOS DE SELECCIÓN Y CARACTERÍSTICAS DEL CONTRATO

Las propuestas se evaluarán en función de una combinación de calidad (70 %) y costo (30%). El presupuesto total estimado para la asignación es de USD$380,000. La duración estimada de la asignación es de 21 meses, incluida la duración de la capacitación del sistema VUE (11 semanas aproximadamente).

La evaluación de la calidad de las propuestas se basará en los siguientes factores:

  • Respuesta a los requisitos establecidos en esta solicitud de propuestas (10 %)
  • Experiencia relevante del proveedor (15%)
  • Equipo técnico (programadores) presentado en la propuesta (20%)
  • Director de proyecto presentado en la propuesta (10%)
  • Capacidades estructurales y de gestión del proveedor (15 %)

Sólo se examinarán las propuestas que alcancen al menos 50% en la propuesta técnica.

La evaluación de costo será la siguiente:

La propuesta financiera conforme (FP) más baja recibirá la puntuación financiera (FS) máxima de 30. La fórmula para determinar las puntuaciones financieras de todas las demás propuestas es:

FS = 30 x (FP/F)

En la que “FS” es la puntuación financiera, “FP” es el precio más bajo, y “F” el precio de la propuesta en consideración.

 

7. DECLARACIÓN SOBRE VÍNCULOS CON FUNCIONARIOS PÚBLICOS

Las propuestas deben revelar si algún propietario, funcionario superior o gerente, o empleado clave del proveedor es un funcionario público o es familiar cercano (conyugue, padre, madre, hermano/a) de un funcionario público. Un “funcionario público” es la persona que ocupa un cargo legislativo, administrativo, militar o judicial en cualquier país, un empleado de una empresa de propiedad o controlada por el gobierno, un funcionario de una organización pública internacional y/o un funcionario de un partido político.

El hecho de que un funcionario público sea empleado o esté vinculado con un licitador no descalificará a una empresa; sin embargo, no se considerará ninguna propuesta a menos que incluya esta información.

 

8. CONFERENCIA PREVIA Y POSTERIOR A LA PROPUESTA

Se celebrará una videoconferencia previa a la fecha límite de remisión de propuestas con todos los licitadores interesados para aclarar cualquier pregunta relacionada con la asignación el 08 de junio, 2021 a las 11:00am EST. Los interesados podrán solicitar a la dirección electrónica tradejobs@cipe.org un enlace de acceso para la conferencia.

Todos los licitadores preseleccionados que cumplan con los requisitos mínimos de cualificación y cuyas propuestas técnicas reciban un mínimo de 50 puntos podrán serán contactados para presentar individualmente su propuesta en una conferencia posterior. El objetivo de la conferencia posterior a la propuesta es proporcionar al comité de evaluación una comprensión profunda de los planes y las capacidades estructurales y de gestión del proveedor potencial. La propuesta escrita será la base de la evaluación. La propuesta financiera no se discutirá durante esta conferencia.

 

9. PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS

Los licitadores interesados deben remitir una Propuesta Técnica y una Propuesta Financiera (ya sea en español o inglés) a la dirección electrónica tradejobs@cipe.org con el asunto: VUE-Ecuador. Fecha límite: 09 de julio, 2021 a las 5:00pm EST.

Todas las preguntas relacionadas con esta solicitud de propuestas deben enviarse a la dirección electrónica tradejobs@cipe.org a más tardar el 15 de junio, 2021 a las 11:00am EST.

La Propuesta Técnica contendrá como mínimo:

  • Información general y experiencia de la empresa.
  • Composición del equipo de programadores y sus hojas de vida.
  • Descripción de la propuesta de trabajo y calendario tentativo.
  • Justificación sobre la composición del equipo propuesto.
  • Hoja de vida del director de proyecto.
  • Datos del punto de contacto administrativo.
  • Descripción de la experiencia en capacitación a clientes.
  • Descripción del soporte técnico y mantenimiento ofrecido.
  • Estados financieros auditados/certificados para el último ejercicio fiscal disponible.

La Propuesta Financiera debe indicar claramente:

  • Costo total del establecimiento y administración del equipo de programación (para la duración total de la asignación, estimada en 21 meses) incluyendo el director de proyecto y el apoyo administrativo.
  • Costos logísticos y de traslados.
  • Costo del periodo de 30 días de soporte técnico posterior a la puesta en marcha de cada servicio electrónico.
  • Costo del período de 12 meses de mantenimiento y soporte técnico.
  • Impuestos aplicables y cualquier otro costo esperado.

 

10. CALENDARIO DE ENTREGABLES

  1. Informe de inicio, 7 días naturales después de la firma del contrato. Incluirá una lista actualizada del equipo de programadores y la propuesta de distribución en cuadrillas, confirmación del director de proyecto y punto de contacto administrativo. Documento electrónico MS Word & PDF.
  2. Informes mensuales de progreso. Describirán el estado de las actividades y los desafíos durante la capacitación del sistema VUE y posteriormente describirán el estado de las actividades de desarrollo y actualización de servicios electrónicos, desafíos, hitos alcanzados durante el período y desempeño del calendario de trabajo. Documento electrónico MS Word & PDF.
  3. Revisión del informe de inicio, 2 meses después del inicio de la capacitación del sistema VUE. Incluirá un calendario de trabajo actualizado, la descripción de cualquier ajuste que sea necesario en la distribución del equipo de programadores en cuadrillas y una propuesta inicial de la metodología a utilizar, particularmente para la adecuación de sistemas institucionales de las agencias supervisoras, para su validación. Presentación presencial/en línea y documento electrónico MS Word & PDF.
  4. Informe de finalización de talleres de capacitación y desarrollo material que detalle todas las actividades de capacitación realizadas, participantes, documentos producidos y lecciones aprendidas, para cada agencia supervisora. La fecha de envío se especificará en el calendario de trabajo aprobado. Documento electrónico MS Word & PDF.
  5. Informes trimestrales de soporte técnico posterior a la puesta en marcha. Detallarán las correcciones, el tiempo de inactividad, las características del soporte proporcionado y cualquier otra información relevante, la fecha de presentación se especificará en el calendario de trabajo aprobado. Documento electrónico MS Word & PDF.

Todos los informes deberán ser presentados en inglés y español.

 

11. DESGLOSE DE PAGOS

  • 10% del importe total del contrato tras la firma del contrato y presentación del informe de inicio.
  • 60% dividido en 3-6 pagos correspondientes con la entrega de servicios electrónicos actualizados o desarrollados, incorporados en el sistema VUE y pruebas de aceptación de usuarios superadas, de conformidad con el calendario de trabajo aprobado por CIPE.
  • 10% después de la finalización exitosa de los talleres de capacitación y desarrollo de materiales en todas las agencias supervisoras.
  • 20% después de la finalización exitosa del período de 12 meses de mantenimiento y soporte técnico.

 

ANEXO 1. INDICADORES DE NIVEL DE SERVICIO

SERVICIOS DE MANTENIMIENTO Y SOPORTE TÉCNICO

Indicador 1: Servicios de soporte fuera de plazo

Índice de servicio de soporte fuera de plazo (OTSSI por sus siglas en inglés)

Descripción: Determina el porcentaje de servicios de mantenimiento y soporte técnico no completados a tiempo.

Fórmula: OTSSI = 100% x (PP/PActual)

Donde:

PP = Total de horas/días acordado para completar un servicio de mantenimiento o soporte técnico

PActual = Total de horas/días en el que se completan los servicios

Nivel de servicio:

Deseable: OTSSI > = 100%

Aceptable: 90% OTSS <100%

80% OTSSI <90%: 3% de descuento sobre el valor del entregable

70% OTSSI <80%: 5% de descuento sobre el valor del entregable

OTSSI <70%: 10% de descuento sobre el valor del entregable

Mecanismo de medición: Las características del soporte técnico y mantenimiento incluidas en el contrato se utilizarán como base para este índice. Los informes trimestrales del proveedor sobre el soporte técnico posterior a la puesta en marcha, así como los registros de las agencias supervisoras aportarán la información requerida para la medición.

Frecuencia: Una vez, al finalizar el periodo de 12 meses de mantenimiento y soporte técnico.

 

Indicador 2: Índice de satisfacción del cliente

Índice de satisfacción del cliente (CSI por sus siglas en inglés)

Descripción: Mide el grado de satisfacción de las partes interesadas (agencias supervisoras)

Fórmula:

CSI= WAR

Donde:

WAR = Promedio ponderado de respuestas de las partes interesadas.

Nivel de servicio:

Deseable: WAR > = 4

Aceptable: 3 <= WAR <4

Inaceptable: WAR <3

La base de descuento es:Rango 1: 2 WAR <3: 3% de descuento sobre el valor del entregable

Rango 2: 1 WAR <2: 5% de descuento sobre el valor del entregable

Mecanismo de medición: A través de un cuestionario creado por CIPE y acordado por el proveedor. Las preguntas se formularán de manera que las respuestas correspondan con una escala Likert de 5 niveles.

Frecuencia: Una vez, al finalizar el periodo de 12 meses de mantenimiento y soporte técnico.