Request for Quotation – IT Equipment Provider – Guatemala

Date: January 26, 2024

Subject: IT Equipment for connection with the Maritime Single Window system of Guatemala

Closing date and time for receipt of quotation: February 5, 2024 08:00 CST.

Fecha: 26 de enero, 2024

Asunto: Equipo informático para conexión con el sistema Ventanilla Única Marítima de Guatemala

Fecha y hora límite para la recepción de la cotización: 5 de febrero, 2024 08:00 CST.

The Center for International Private Enterprise (CIPE) invites qualified companies to submit quotations for the equipment specified in this request, which will be used for the implementation of the Modernization of Port Arrival and Departure Processes project, in Guatemala.

CIPE will accept the submission of quotations for this procurement emailed to the contacts specified in Section VIII by the date and time specified in Section I. Late submissions may be considered at CIPE’s sole discretion.

Offerors are responsible for ensuring that their offers are received by CIPE in accordance with the instructions, terms, and conditions described in this request. Failure to adhere to the instructions described in this this request may lead to the disqualification of an offer. Offerors should submit proposals using the company that, if selected, will deliver the equipment.

Issuance of this Request for Quotation (RFQ) does not constitute an award or commitment on the part of CIPE, nor does it commit the organization to pay for costs incurred in the preparation and submission of a quotation.

Any questions regarding this request for quotation should be sent to the contacts specified in Section VIII by February 1, 2024, at the latest.

Vendors shall offer all the items listed in this request under a lump-sum. The proposed cost shall include taxes and any delivery charge and freight to government offices located at Port Quetzal, Escuintla and Port Barrios, Izabal.

El Centro para la Empresa Privada Internacional (CIPE) invita a empresas cualificadas a enviar cotizaciones para el equipo especificado en esta solicitud, el cual será utilizado para la implementación del proyecto Modernización de Arribo y Zarpe de Embarcaciones en Guatemala.

CIPE aceptará la presentación de cotizaciones para esta adquisición por correo electrónico a los contactos especificados en la Sección VIII y hasta la fecha y hora especificadas en la Sección I. Los envíos tardíos serán considerados únicamente a discreción de CIPE.

Los oferentes son responsables de garantizar que CIPE reciba sus ofertas de acuerdo con las instrucciones, términos y condiciones descritos en esta solicitud. No cumplir con las instrucciones descritas en esta solicitud puede conducir a la descalificación de una oferta. Los oferentes deben presentar propuestas utilizando la empresa que, de ser seleccionada, entregará el equipo.

La emisión de esta Solicitud de Cotización (RFQ por sus siglas en inglés) no constituye una adjudicación o compromiso por parte del CIPE, ni compromete a la organización a pagar los costos incurridos en la preparación y presentación de una cotización.

Cualquier pregunta relativa a esta RFQ debe enviarse a los contactos especificados en la Sección VIII a más tardar el 1 de febrero de 2024.

Los proveedores ofrecerán todos los ítems listados en esta solicitud bajo una suma global. El costo propuesto incluirá impuestos y cualquier cargo de entrega y flete a las oficinas gubernamentales en Puerto Quetzal, Escuintla y Puerto Barrios, Izabal.

Warranty service and repair in Guatemala is required for all items under this request for quotation. The warranty coverage must be valid for a minimum of thirty-six (36) months after delivery and acceptance of the commodities, unless otherwise indicated in the technical specifications. If the warranty is still valid at the time that any item is transferred the Guatemalan government entities, all rights to warranty support and service shall be transferred with the commodity.

Se requiere servicio de garantía y reparación en Guatemala para todos los artículos bajo esta solicitud de cotización. La cobertura de la garantía debe ser válida durante un mínimo de treinta y seis (36) meses después de la entrega y aceptación de los productos, a menos que se indique lo contrario en las especificaciones técnicas. Si la garantía sigue siendo válida al momento en que cualquier artículo se transfiera en donación a las entidades gubernamentales de Guatemala, todos los derechos de soporte y servicio de garantía se transferirán con el producto.

The vendor must formally commit two (2) preventive maintenance services per year, during the warranty period of the offered commodities (a total of 6 services).

Preventive maintenance must not interfere with daily activities at government entities and schedules will be established in coordination directly with the points of contact that will be designated afterwards.

El oferente deberá comprometer formalmente dos (2) servicios de mantenimiento preventivo por año, durante el período de garantía de los bienes ofertados (6 servicios en total).

Los mantenimientos preventivos no deberán interferir con las actividades cotidianas en las entidades gubernamentales y se establecerán cronogramas directamente en coordinación con los puntos de contacto que se establecerán posteriormente.

Sole item: Laptop computer

Quantity: 8 units

Minimum characteristics:

–        Intel Core i5 processor Gen. 13th

–        Memory 16 Gb RAM

–        Storage 256 Gb SSD

–        Screen size 15 inches

–        Resolution 1920 x 1080 (Full HD)

–        Outputs: 2 USB-A 3.2 + 1 USB-C 3.2

–        HDMI Output

–        Bluetooth wireless connectivity

–        Camera and microphone

–        Operating Systems Windows 11 Pro and Microsoft Office 2021 package, preinstalled and licensed (3 years)

–        3-year warranty by manufacturer

The delivery of the equipment must be completed within 1 business week (tentatively scheduled for February 12-16, 2024).

Ítem único: Computadora portátil

Cantidad: 8 unidades

Características mínimas:

–      Procesador Intel Core i5 Gen. 13

–      Memoria RAM 16Gb

–      Almacenamiento SSD 256Gb

–      Pantalla 15 pulgadas

–      Resolución 1920 x 1080 (Full HD)

–      Puertos: 2 USB-A 3.2 + 1 USB-C 3.2

–      Puerto HDMI

–      Conectividad inalámbrica Bluetooth

–      Cámara y micrófono

–      Sistema operativo Windows 11 profesional y paquete Microsoft Office 2021, preinstalado y licenciado (3 años)

–      Garantía de 3 años del fabricante

La entrega del equipo debe completarse en 1 semana laboral (tentativamente agendada para el 12-16 de febrero de 2024).

Quotations must:

1.     Be written in English or Spanish.

2.     List detailed prices in United States dollars, including applicable taxes and all other expenses that may incur (such as dispatch cost, labor cost for delivery, exchange rate insurance, etc.).

3.     Confirm availability for the estimated delivery dates and fulfillment of the minimum technical requirements and specifications hereby detailed.

4.     Indicate any deviations or provisions that CIPE needs to be aware of.

5.     Confirm the fulfilment of the requested warranty period and include any relevant information on the level or characteristics of support offered for this period.

6.     Include a brief company profile (legal name, years in business, services, and current customers) and proof of past performance (ex. reference letters from clients, public contracts).

7.     Contain a copy of Business Registration certificate, tax declaration or other document to demonstrate the existence and standing of the company.

8.     Contain a copy of this request for quotation with signature of the legal representative or authorized employee for acknowledgement of its content.

9.     Be in “.pdf” format and sent to the contacts specified in Section VIII of this request for quotation with the subject: Equipment for VUMAR connection.

The quotation shall remain valid for acceptance for a period of at least 60 days from the closing date indicated in Section I.

Las cotizaciones deben:

1.     Estar escrito en inglés o español.

2.     Listar los precios detallados en dólares de los Estados Unidos de América, incluidos los impuestos aplicables y todos los demás gastos en los que se pueda incurrir (como el costo de envío, el costo de mano de obra para la entrega, el seguro de tipo de cambio, etc.).

3.     Confirmar disponibilidad para las fechas estimadas de entrega y el cumplimiento de los requisitos técnicos y especificaciones aquí detallados.

4.     Indicar cualquier desviación o disposición que CIPE deba tener en cuenta.

5.     Confirmar el cumplimiento del periodo de garantía solicitado e incluir cualquier información relevante sobre el nivel o características del soporte ofrecido para este periodo.

6.     Incluir un breve perfil de la empresa (nombre legal, años en el negocio, servicios y clientes actuales) y pruebas del desempeño pasado (ej. cartas de referencia de clientes, contratos públicos).

7.     Contener una copia del certificado de registro de la empresa, una declaración de impuestos u otro un documento que demuestre la existencia y solidez de la empresa.

8.     Contener una copia de esta solicitud de cotización con la firma del representante legal o empleado autorizado como reconocimiento de su contenido.

9.     Estar en formato “.pdf” y enviarse a los contactos especificados en la Sección VIII de esta solicitud de cotización bajo el asunto: Equipo para conexión VUMAR.

La cotización debe ser válida para aceptación por un periodo de al menos 60 días a partir de la fecha límite indicada en la Sección I.

1. Detailed price quote (80%)

2. Proof of company standing and performance, quality of response (20%)

CIPE will select a vendor using a best value approach, considering price factors, past performance, and quality of response.

CIPE may enter into negotiations with one or more offerors to discuss improvements or adjustments in the quotation and cost deduction.

Upon selection and/or successful negotiation with the vendor, payment will be made after acceptance of all deliverables and within 30 days of receipt of invoice. Payment will be made by international transfer in United States dollars.

CIPE is a non-profit organization, based in Washington DC, United States. It is not exempt from sales tax in Guatemala.

1. Cotización detallada (80%)

2. Prueba de solidez de la empresa y desempeño, calidad de la respuesta (20%)

CIPE seleccionará un proveedor utilizando un enfoque de mejor valor, teniendo en cuenta los factores de precio, desempeño pasado y calidad de la respuesta.

CIPE puede entablar negociaciones con uno o más oferentes para discutir mejoras o ajustes en la cotización y deducción de costos.

Tras la selección y/o negociación exitosa con el proveedor, se realizará un pago tras la aceptación de todos los entregables y dentro de los 30 días siguientes a la recepción de la factura. El pago se realizará mediante una transferencia internacional en dólares de los Estados Unidos.

CIPE es una organización sin fines de lucro, basada en Washington DC, Estados Unidos. No está exenta del pago del impuesto de ventas en Guatemala.

All questions, comments, and quotations must be sent to CIPE via the following emails: lescalante@cipe.org and cdingler@cipe.org (please use both emails).

Todas las preguntas, comentarios y cotizaciones deben enviarse a CIPE mediante los siguientes emails: lescalante@cipe.org y cdingler@cipe.org (por favor utilizar ambos emails).