Request for Proposals – Risk Management System Development and Implementation Services – Colombia

The Alliance is looking for a looking for a provider to develop and implement a risk management system for the Colombian Institute of Livestock and Agriculture.

Request for Proposals – Risk Management System Development and Implementation Services – Colombia

Center for International Private Enterprise / Global Alliance for Trade Facilitation

 

ENGLISH

1. Background

The Global Alliance for Trade Facilitation (the Alliance) is a public private partnership for trade led growth jointly hosted by the World Economic Forum, the International Chamber of Commerce and the Center for International Private Enterprise in cooperation with Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ).

The Alliance’s work is designed to help governments in developing and least developed countries implement the World Trade Organization’s Trade Facilitation Agreement (TFA). It brings together governments and businesses as equal partners to identify trade facilitation issues such as customs delays and unnecessary red tape at borders, and design and implement targeted reforms that deliver commercially quantifiable results.

The Alliance is supported by the governments of the United States, Canada, and Germany, and works with private sector partners from small and medium-sized enterprises (SMEs) to the world’s largest multinationals.

On behalf of the Alliance, CIPE is executing a project to modernise the Colombian Institute of Agriculture and Livestock (ICA) and streamline the import and export process of goods under its purview. The implementation of a comprehensive risk management approach, supported by a modern IT system is one of the main components of this initiative. A new risk management model has been designed for ICA to support trade facilitation in accordance with the best international practices and based on the needs of the entity. This model will strengthen ICA’s capacity for identification and mitigation of cross-border threats, while increasing its effectiveness and reducing the time and cost of importing and exporting agricultural and livestock products in Colombia.

 

2. Objective

The overall objective of the project is to reduce the time and cost to import and export agricultural and livestock products under ICA’s purview by strengthening its risk management. Considering the significant number of operations under ICA’s surveillance, risk management can only be carried out through a robust computer system that can analyse vast amounts of data, apply risk classification techniques, and use disruptive technologies for the detection predictable behaviour, such as automatic learning (machine learning).

In light of the above, CIPE is looking for a provider, specialised in information and communication technology solutions (hereinafter “the provider”), who will work closely with CIPE’s Project Team, ICA’s Counterparts (Border Protection Division and IT Division), and other relevant stakeholders to develop and implement a risk management system (hereinafter “SIGER”) for ICA.

 

3. Scope of work

The provider will develop and implement the SIGER according to the recommendations established in the risk management TO BE Report (Annex 1) and the specifications contained in the Technical Annex (Annex 2). Additionally, it will provide 90 days of post implementation support for the stabilization of the system, and support and maintenance services for 1 year.

The SIGER must interoperate or integrate data available in ICA’s Sanitary Information System for Import and Export of Agricultural and Livestock Products (SISPAP) in accordance with the specifications set up in Annex 2. The SIGER must be developed and implemented within Oracle’s cloud, where all ICA information systems are being migrated.

The provider will engage with all project stakeholders actively and continuously to:

  • Identify gaps and challenges in the TO BE Report and the Technical Annex and recommend specific and sustainable IT solutions to improve the efficiency and effectiveness of the new risk management approach adopted by ICA.
  • Conduct the necessary training and awareness sessions with key ICA officials to facilitate the adoption of the SIGER and ensure its appropriate use and maintenance.
  • Serve as liaison with ICA officials (both in the Border Protection Division and with the Technology and Information Office) to address any concerns they might have about the implementation of the SIGER and propose mitigation actions accordingly.

 

4. Deliverables

The stages and outputs of the project are:

a. Planning Stage

Output 1: Final Work Plan

b. Execution Stage

Output 2: Specifications, requirements, and criteria document (DERCAS)

Output 3: Technical design and solution proposal

Output 4: Development of the solution

Output 5: Implementation and launch

c. Closing Stage

Output 6: Manuals, Trainings, Reports, Source Code.

More details on the documentation and scope of the deliverables can be found in Annex 2.

 

5. Selection criteria and qualifications

The estimated duration of the assignment is up to 12 months (including the testing period). The estimated total budget for the assignment is USD$ 250,000. However, CIPE will select the proposal that offers best market value for the assignment and obtains the highest score in accordance with the following terms. The payment schedule will be based on deliverables and agreed upon by CIPE and the selected provider.

Proposals will be evaluated based on a combination of Quality (70%) and Cost (30%). Quality evaluation of the proposals will be based on qualifications and experience. Cost evaluation will be as follows:

The lowest price compliant financial proposal is given the maximum financial score of 30. The formula for determining the financial scores of all other proposals is:

FS = 30 x (FP/F)

In which “FS” is the financial score, “FP” is the lowest price, and “F” the price of the proposal under analysis.

  • The provider shall appoint a project manager responsible for its technical team, who will serve as the main point of contact during the execution of the assignment. For all technical matters, the provider’s project manager will report directly to CIPE’s project team and ICA’s counterpart team. For all administrative matters, the provider’s project manager will report directly to the program officer designated by CIPE.
  • The provider, project manager, and/or team members must have experience in at least 2 similar projects (cloud solution development, interconnection with other systems, government entities as customers) and at least 1 project related to risk management (not necessarily about trade or agricultural matter).
  • Requirement survey, implementation of the system, technical training, and other activities agreed upon shall be carried out at ICA’s headquarters in Bogota. The development of the technological solution should be carried out remotely.
  • The profile (education and experience) of key professionals for the project is specified in Annex 2.
  • The project manager and all the members of the team that will have contact with ICA’s counterpart team and other relevant stakeholders, must be proficient in the Spanish language, in order to conduct the survey and revision of requirements, validations, and trainings.
  • The provider and the project manager must have general knowledge of the country context, international assistance for development and international.
  • The provider must have presence and/or ability to legally work in Colombia and travel within Colombia.
  • The provider, project manager and all the members of the team must have flexibility and adaptability to changing environments.

 

5. Statement on links with public official

Proposals shall disclose whether any owner, senior officer or manager, or key employee of the provider is a public official or related by blood or marriage up to second-degree to a public official. “Public official” includes, a person holding a legislative, administrative, military, or judicial office for any country, an employee of a government-owned or controlled enterprise, an official of a public international organization and/or an official of a political party.

The fact that a public official is employed by or associated with an applicant will not disqualify a company from consideration, however no proposal will be considered unless it includes this information. If there are no links, the proposal should also expressly indicate so.

 

6. Application requirements

Interested providers must submit a Technical Proposal and a Financial Proposal  to the electronic address tradejobs@cipe.org by February 19, 2024 with the subject line “ICA SIGER”.

Questions regarding this RFP may be sent to the email address tradejobs@cipe.org, no later than January 26, 2024.

The technical proposal shall include:

  1. General information about the company, containing a description of its structural and management capabilities, as well as fulfillment of the required qualifications.
  2. A summary of the company’s experience, describing similar projects, listing clients, and specifying technological tools and languages used in relevant project(s) and describing main functionalities.
  3. General description of proposed solution, including technological tools, languages, and if applicable, the licensed products that would be utilized indicating their functionality. It must also include a diagram of the proposed architecture that considers all the guidelines included in Annex 2 to evidence how the system will operate and its interoperability with other systems.
  4. Resume (Curriculum vitae) of the proposed Project Manager and team members.
  5. Statement on links with public officials.

 

The financial proposal shall include: 

  1. A breakdown of relevant unit-costs including labor[1], logistics/transportation, licenses (if applicable), supplies and direct costs, administrative expenses, estimated profit margin, indirect costs, and all applicable taxes[2].
  2. The cost of the support services, for both phases, has to be indicated separately from development.
  3. The estimated cost for the Oracle cloud services during development shall also be separated.

The financial proposal may be submitted in the format preferred by the provider, or the template included in Annex 3, which can be downloaded here.

CIPE policies does not allow contingencies, cost of borrowing, or advance payments to be included in its contracts.

CIPE reserves the right to negotiate with potential providers and/or agree on a modification of the scope of the allocation to meet budgetary or time constraints.

ICA and relevant stakeholders will provide conference rooms and meeting spaces throughout the duration of the assignment for meetings as needed.

 

7. Pre and post-proposal conference

A pre-proposal submission videoconference will be held with all interested companies to address any questions related to the assignment on January 16, 2024 at 11:00am EST. Those interested may request an access link to by e-mail to tradejobs@cipe.org.

Any questions regarding this RFP may also be sent to the email address tradejobs@cipe.org, no later than January 26, 2024.

A summary of the topics discussed during the pre-proposal videoconference and an anonymous compilation of (non-specific) questions raised by email, with their respective answers, will be distributed to all interested parties in a timely manner.

Pre-selected providers, who meet the qualifications and obtain the highest scores, may be contacted to individually present their proposal in a post-proposal videoconference. The purpose of the post-proposal conference is to provide the evaluation committee with an in-depth understanding of the capabilities and proposed approach of the potential provider.

 

Annex 3 – Cost Breakdown Template

Cost Breakdown Template

Plantilla Desglose de Costos

Vendor Name

Nombre Proveedor

Date Fecha
RFP #:

(For CIPE’s use) (Para uso CIPE)

Notes

Notas

Direct Costs

Costos directos

$                              
Indirect Costs

Costos indirectos

$                                                
Total Proposed Costs

Total Costos Propuestos

$                                                 
Description
Descripción
Amount
Monto
Rate/Percent
Tasa/Porc.
Unit
Unidad
Number
Número
Total
SALARIES SALARIOS 
Proposed Staff: Personal propuesto $0.00
Name and/or Title Nombre y/o cargo $0.00
Name and/or Title Nombre y/o cargo $0.00
Name and/or Title Nombre y/o cargo $0.00
Name and/or Title Nombre y/o cargo $0.00
[Add or delete rows as necessary]
[Agregue o elimine filas según sea necesario]
$0.00
Total Salarios  Total Salaries $0.00
SUPPLIES SUMINISTROS 
Add any relevant supplies
Agregue todos los suministros relevantes
$0.0
Add any relevant supplies
Agregue todos los suministros relevantes
$0.0
Total Suministros Total Supplies $0.0
TRAVEL AND PERDIEM VIAJES Y PER DIEM  
Airfare: Tarifa aérea
International Travel: Internacional $0.00
Staff-Airfare, Origin and Destination
Tarifa aérea para personal, origen y destino
$0.00
Domestic Travel: Doméstico $0.00
Staff-Airfare, Origin and Destination
Tarifa aérea para personal, origen y destino
$0.00
Per Diem: Per Diem
Location 1 Ubicación 1 $0.00
Location 2 Ubicación 2 $0.00
Total Viajes/Per Diem Total Travel/Per Diem $0.00
OTHER DIRECT COSTS OTROS COSTOS DIRECTOS 
Add any relevant costs
Agregue todos los costos relevantes
$0.00
Total Otros Costos Directos Total Other Direct Costs $0.00
  
TOTAL COSTOS DIRECTOS TOTAL DIRECT COSTS $0.00
  
INDIRECT COSTS COSTOS INDIRECTOS  
Add any relevant costs
Agregue todos los costos relevantes
$0.00
TOTAL COSTOS INDIRECTOS TOTAL INDIRECT COSTS $0.00
   
TOTAL COSTOS PROPUESTOS TOTAL PROPOSED COSTS $0.00

 

NOTES ON BREAKDOWN TEMPLATE

Please include notes as needed. Do not provide generic notes. Instead, provide explanations for unusual circumstances or amounts.

Please use column “D” – rate/percentage as needed. For example, use it in instances when the proposed costs will be a percentage of the total.

Please note that all formulas are in the Excel version, although you will need to modify as you add or subtract lines.

Please note the following for travel:

  1. Budgeted airfare should reflect the cost of a fully refundable economy class ticket.
  2. International Travel: travel between any two countries.
  3. Domestic Travel: travel entirely within one country.
  4. Local Travel: travel within a single city or its immediate surrounding areas (or suburbs).
  5. Per Diem: lodging + meals and incidentals (Incidentals includes laundry costs, shampoo, soap, etc.)
  6. Other Travel Costs: visas, airport tax, inoculations.

[1] Prior to signing a contract, the selected provider will need to provide additional information to sustain labor costs, indicating recent experience and compensation for each member of its team by completing the CIPE biodata form.

[2] CIPE and the Alliance are not exempt from payment of taxes, their acquisitions are generally subject to the payment of local sales and/or value added taxes

 

Please note the following modifications made to the Technical Annex linked below:

1. With respect to what is stated in the Technical Annex, specifically in points 3.2 referring to the Work Plan and point 3.7 on Technological Architecture, in which it is indicated that the development of the SIGER system must be carried out in the Oracle cloud, the following modification is made:

The provider will have the freedom to select the cloud or hardware that it deems most suitable for the development of the project. However, it is essential to ensure that, once the development is completed and the acceptance tests by the ICA have been passed, the vendor commits to the implementation of the system in ICA’s Oracle cloud. It is imperative that the proposal include in detail the tools that will be used during development, as well as the costs associated with licensing or usage of such tools.

2. With regard to what is indicated in the Technical Annex in point 3.7.2. on Reference data of current and projected demand:

Current Version:

Estimated number of parameters/variables that will be used for risk management (based on the matrices previously developed by the ICA) Risk matrices have been developed for agricultural and livestock products based on 44 variables.

 

Modified Version:

Estimated number of parameters/variables that will be used for risk management (based on the matrices previously developed by the ICA)

 

Risk matrices have been developed for agricultural and livestock products based on 70 variables.

 

Annex 1

Annex 2

 

SPANISH

1. Antecedentes

La Alianza Global para la Facilitación del Comercio es una organización público-privada creada para apoyar la implementación efectiva del Acuerdo sobre Facilitación del Comercio de la Organización Mundial del Comercio a través de asociaciones entre los gobiernos y el sector privado. La Alianza es un esfuerzo cooperativo financiado por los gobiernos de Estados Unidos, Canadá y Alemania. La Secretaría de la Alianza está compuesta por el Centro de la Empresa Privada Internacional (CIPE), la Cámara de Comercio Internacional y el Foro Económico Mundial, con la agencia alemana Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) como socio implementador. CIPE trabaja con líderes empresariales locales para ampliar la oportunidad de crecimiento inclusivo a través de soluciones impulsadas por el mercado, desarrolla programas para promover un sistema basado en reglas que enfatiza los principios de gobernanza democrática, permite el espíritu empresarial, abre el comercio y lucha contra la corrupción. CIPE y su red global de socios crean conocimiento y herramientas prácticas para impulsar el cambio local.

De parte de la Alianza, CIPE ejecuta un proyecto para modernizar el Instituto Colombiano Agropecuario (ICA) y agilizar el proceso de importación y exportación de bienes bajo su competencia. La implementación de un enfoque integral de gestión de riesgos, respaldado por un sistema informático moderno, es uno de los principales componentes de esta iniciativa. Se ha diseñado un nuevo modelo de gestión de riesgos para el ICA que apoya la facilitación del comercio de acuerdo con las mejores prácticas internacionales y basado en las necesidades de la entidad. Este modelo fortalecerá la capacidad del ICA para la identificación y mitigación de amenazas transfronterizas, al tiempo que aumentará su efectividad y reducirá el tiempo y el costo de importación y exportación de productos agrícolas y pecuarios en Colombia.

 

2. Objetivo

El objetivo general del proyecto es reducir el tiempo y el costo de importación y exportación de productos agrícolas y pecuarios bajo el ámbito de competencia del ICA mediante el fortalecimiento de su gestión de riesgos. Teniendo en cuenta el importante número de operaciones bajo la vigilancia de ICA, la gestión de riesgos solo puede llevarse a cabo a través de un sistema informático robusto que pueda analizar grandes cantidades de datos, aplicar técnicas de clasificación de riesgos y utilizar tecnologías disruptivas para la detección de comportamientos predecibles, como el aprendizaje automático (machine learning).

A la luz de lo anterior, CIPE está buscando un proveedor especializado en soluciones de tecnología de la información y la comunicación (en adelante, “el proveedor”) que trabaje en estrecha colaboración con el Equipo de Proyecto de CIPE, las contrapartes del ICA (División de Protección de Fronteras y División de TI) y otras partes interesadas relevantes para desarrollar e implementar un sistema de gestión de riesgos (en adelante, “SIGER”) para el ICA.

 

3.  Alcance del trabago

El proveedor desarrollará e implementará el SIGER de acuerdo con las recomendaciones establecidas en el Informe TO BE de gestión de riesgos (Anexo 1) y las especificaciones contenidas en el Anexo Técnico (Anexo 2). Además, brindará 90 días de soporte post implementación para la estabilización del sistema y servicios de soporte y mantenimiento durante 1 año.

El SIGER debe interoperar o integrar los datos disponibles en el Sistema de Información Sanitaria para la Importación y Exportación de Productos Agrícolas y Pecuarios (SISPAP) del ICA de acuerdo con las especificaciones establecidas en el Anexo 2. El SIGER se deberá desarrollarse e implementarse dentro de la nube de Oracle, donde están migrando todos los sistemas de información del ICA.

El proveedor trabajará con todas las partes interesadas del proyecto de forma activa y continua para:

  • Identificar brechas y desafíos en el Informe TO BE y el Anexo Técnico y recomendar soluciones de TI específicas y sostenibles para mejorar la eficiencia y eficacia del nuevo enfoque de gestión de riesgos adoptado por ICA.
  • Llevar a cabo las sesiones de capacitación y concientización necesarias con funcionarios clave del ICA para facilitar la adopción del SIGER y garantizar su uso y mantenimiento adecuados.
  • Servir de enlace con los funcionarios del ICA (tanto de la División de Protección Fronteriza como de la Oficina de Tecnología e Información) para abordar cualquier inquietud que puedan tener sobre la implementación del SIGER y proponer acciones de mitigación en consecuencia. 

 

4.  Entregables

Las etapas y entregables del proyecto son:

a. Etapa de Planificación.

Producto 1 Plan de Trabajo Final

b.  Etapa de Ejecución

Producto 2 Documento de especificaciones, requerimientos y criterios (DERCAS)

Producto 3 Diseño técnico y propuesta de la solución

Producto 4 Desarrollo de la solución

Producto 5 Implementación y puesta en marcha

c. Etapa de Cierre

Producto 6 Manuales, Informes, Capacitaciones,Código Fuente.

Más detalles sobre la documentación y alcance de los entregables en el Anexo 2.

 

5. Criterios de selección y cualificaciones

La duración estimada de la asignación es de 12 meses (incluido el período de prueba). El presupuesto total estimado para la asignación es de USD$ 250,000. No obstante, el CIPE seleccionará la propuesta que ofrezca el mejor valor de mercado para el encargo y obtenga la mayor puntuación de acuerdo con los siguientes términos. El cronograma de pagos se basará en los entregables y acordados entre CIPE y el proveedor seleccionado.

Las propuestas se evaluarán en función de una combinación de calidad (70%) y costo (30%). La evaluación de la calidad de las propuestas se basará en la cualificación y la experiencia.

A la propuesta financiera de menor precio que cumpla con los requisitos se le asigna la puntuación financiera máxima de 30. La fórmula para determinar las puntuaciones financieras de todas las demás propuestas es:

FS = 30 x (FP/F)

Donde “FS” es la puntuación financiera, “FP” es el precio más bajo y “F” el precio de la propuesta bajo análisis.

  • El proveedor designará a un gerente de proyecto responsable de su equipo técnico, que actuará como principal punto de contacto durante la ejecución de la asignación. Para todos los asuntos técnicos, el gerente de proyecto del proveedor reportará directamente al equipo de proyecto de CIPE y al equipo contraparte del ICA. Para todos los asuntos administrativos, el gerente de proyecto del proveedor se reportará directamente al oficial de programa designado por CIPE.
  • El proveedor, el gerente de proyecto y/o los miembros del equipo deben contar con experiencia en al menos 2 proyectos similares (desarrollo de solución en la nube, interconexión con otros sistemas, entidades gubernamentales como clientes) y al menos 1 proyecto relacionado con gestión de riesgo (no necesariamente sobre comercio o materia agropecuaria).
  • El relevamiento de requerimientos, implementación del sistema, capacitaciones técnicas y otras actividades acordadas se realizarán de manera presencial en la sede del ICA en Bogotá. El desarrollo de la solución tecnológica debe llevarse a cabo de forma remota.
  • El perfil (educación y experiencia) de profesionales clave para el proyecto se detalla en el Anexo 2.
  • El gerente de proyecto y todos los miembros del equipo que tendrán contacto con el equipo contraparte del ICA y otras partes interesadas relevantes, deben dominar el idioma español, para poder realizar el levantamiento y revisión de requisitos, validaciones y capacitaciones.
  • El proveedor y el gerente de proyecto deben tener conocimiento general del contexto del país, asistencia internacional para el desarrollo y comercio internacional.
  • El proveedor debe contar con presencia y/o capacidad para trabajar legalmente en Colombia y viajar dentro de Colombia.
  • El proveedor, gerente de proyecto y todos los miembros del equipo deben disponer de flexibilidad y adaptabilidad a entornos cambiantes.

 

6. Declaración sobre vínculos con funcionarios púublicos

Los proponentes deben revelar si algún propietario, alto funcionario o gerente, o empleado clave del proveedor es un funcionario público o está relacionado por sangre o matrimonio hasta segundo grado con un funcionario público. “Funcionario público” incluye a una persona que ocupa un cargo legislativo, administrativo, militar o judicial para cualquier país, un empleado de una empresa de propiedad o controlada por el gobierno, un funcionario de una organización internacional pública y/o un funcionario de un partido político.

El hecho de que un funcionario público sea empleado o esté asociado con un proponente no descalificará a una empresa de la consideración, sin embargo, no se considerará ninguna propuesta a menos que incluya esta información. Si no hay vínculos, la propuesta también debe indicarlo expresamente.

 

7. Requisitos de la solicitud

Los proveedores interesados deberán presentar una Propuesta Técnica y una Propuesta Financiera a la dirección electrónica tradejobs@cipe.org  antes del 19 de febrero de 2024 con el asunto “SIGER ICA”.

Las preguntas relacionadas con esta RFP pueden enviarse a la dirección de correo electrónico tradejobs@cipe.org, a más tardar el 26 de enero de 2024.

La propuesta técnica incluirá:

  1. Información general sobre la empresa, conteniendo una descripción de sus capacidades estructurales y de gestión, así como el cumplimiento de las cualificaciones requeridas.
  2. Un resumen de la experiencia de la empresa, describiendo proyectos similares, enumerando clientes y especificando las herramientas tecnológicas y los lenguajes utilizados en proyectos relevantes y describiendo las principales funcionalidades.
  3. Descripción general de la solución propuesta, incluyendo herramientas tecnológicas, lenguajes y, en su caso, los productos licenciados que se utilizarían indicando su funcionalidad. También debe incluir un diagrama de la arquitectura propuesta que considere todos los lineamientos incluidos en el Anexo 2 y que permita evidenciar como operará el sistema y su interoperabilidad con otros sistemas.
  4. Curriculum vitae del Project Manager y de los miembros clave del equipo propuesto.
  5. Declaración sobre vínculos con funcionarios públicos.

La propuesta financiera incluirá:

  1. Un desglose de los costos unitarios relevantes, incluida la mano de obra[1], logística/transporte, licencias (si corresponde), suministros y costos directos, gastos administrativos y margen de ganancia estimado, los costos indirectos y todos los impuestos aplicables[2].
  2. El costo de los servicios de soporte, en sus dos etapas, debe indicarse en forma separada del desarrollo.
  3. El costo estimado de los servicios de nube Oracle durante el desarrollo, también por separado.

La propuesta financiera podrá presentarse en el formato preferido por el proveedor, o en la plantilla incluida en el Anexo 3, que puede descargarse aquí.

Las pólizas de CIPE no permiten que se incluyan en sus contratos contingencias, costo de endeudamiento o pagos anticipados.

CIPE se reserva el derecho de negociar con posibles proveedores y/o acordar una modificación del alcance de la asignación para cumplir con las limitaciones presupuestarias o de tiempo.

El ICA y las partes interesadas pertinentes proporcionarán salas de conferencias y espacios de reunión durante todo el tiempo que dure la asignación para las reuniones, según sea necesario.

 

8. Conferencia pre y post propuesta

El 16 de enero a las 11:00 a.m. EST se llevará a cabo una videoconferencia previa a la presentación de propuestas con todas las empresas interesadas para abordar cualquier pregunta relacionada con la asignación. Los interesados pueden solicitar un enlace de acceso a la dirección electrónica tradejobs@cipe.org.

Cualquier pregunta relacionada con esta RFP también puede enviarse a la dirección de correo electrónico tradejobs@cipe.org, a más tardar el 26 de enero de 2024.

Se distribuirá oportunamente a todas las partes interesadas un resumen de los temas tratados durante la videoconferencia previa a la propuesta y una recopilación anónima de las preguntas (no específicas) planteadas por correo electrónico, con sus respectivas respuestas.

Los proveedores preseleccionados, que cumplan con los requisitos y obtengan las puntuaciones más altas, podrán ser contactados para presentar individualmente su propuesta en una videoconferencia posterior a la propuesta. El propósito de la conferencia posterior a la propuesta es proporcionar al comité de evaluación una comprensión profunda de las capacidades y el enfoque propuesto por el proveedor potencial.

 

Anexo 3 – Plantilla de desglose de costes

Plantilla de desglose de costos

Plantilla Desglose de Costos

Nombre del proveedor

Nombre Proveedor

  Fecha Fecha
RFP #:

(Para uso CIPE) (Para uso CIPE)

Notas

Notas

Costos Directos

Costos directos

$                              
Costos indirectos

Costos indirectos

$                                                
Costos Totales Propuestos

Total Costos Propuestos

$                                                 
  Descripción
Descripción
Importe
Monto
Tasa/Porcentaje Tasa/
Porc.
 Unidad
Unidad
 Número
Número
Total
SUELDOS SALARIOS
Personal propuesto: Personal propuesto $0.00
Nombre y/o Cargo Nombre y/o carga $0.00
Nombre y/o Cargo Nombre y/o carga $0.00
Nombre y/o Cargo Nombre y/o carga $0.00
Nombre y/o Cargo Nombre y/o carga $0.00
[Agregue o elimine filas según sea necesario] [Agregue o elimine filas según sea necesario] $0.00
Total Salarios Total Salarios   $0.00
  SUMINISTROS SUMINISTROS
Agregue los suministros relevantes Agregue todos los suministros relevantes 0,0 $
Agregue los suministros relevantes Agregue todos los suministros relevantes 0,0 $
Total Suministros Total Suministros 0,0 $
VIAJES Y DIETAS  VIAJES Y VIÁTICOS
Tarifa aérea: Tarifa aérea
Viajes Internacionales: Internacional $0.00
Staff-Airfare, Origin and Destination
Tarifa aérea para personal, origen y destino
$0.00
Viajes Domésticos: Doméstico $0.00
Staff-Airfare, Origin and Destination
Tarifa aérea para personal, origen y destino
$0.00
Por día: Por día
Ubicación 1 Ubicación 1 $0.00
Ubicación 2 Ubicación 2 $0.00
Total Viajes/Per Diem  Total Travel/Per Diem $0.00
OTROS COSTOS DIRECTOS OTROS COSTOS DIRECTOS  
 Agregue los costos relevantes
Agregue todos los costos relevantes
$0.00
Total Otros Costos Directos Total Otros Costos Directos $0.00
  
TOTAL COSTOS DIRECTOS TOTAL COSTOS DIRECTOS $0.00
  
COSTOS INDIRECTOS COSTOS INDIRECTOS  
 Agregue los costos relevantes
Agregue todos los costos relevantes
$0.00
TOTAL COSTOS INDIRECTOS TOTAL INDIRECT COSTS $0.00
   
TOTAL COSTOS PROPUESTOS TOTAL COSTOS PROPUESTOS $0.00

 

NOTAS SOBRE LA PLANTILLA DE PRESUPUESTO

  1. Por favor incluya notas, según sea necesario. No proporcione notas genéricas. En su lugar, proporcione explicaciones sobre circunstancias o cantidades inusuales.
  2. Utilice la columna “D” – tasa/porcentaje según sea necesario. Por ejemplo, úselo en los casos en que los costos propuestos serán un porcentaje del total.
  3. Tenga en cuenta que todas las fórmulas han sido preestablecidas en la versión Excel, aunque deberá modificarlas a medida que agregue o reste líneas.
  4. Tenga en cuenta lo siguiente para viajar:
    1. La tarifa aérea presupuestada debe reflejar el costo de un boleto de clase económica totalmente reembolsable.
    2. Viajes internacionales: viajes entre dos países cualesquiera.
    3. Viajes domésticos: viajes completamente dentro de un país.
    4. Viajes locales: viajes dentro de una sola ciudad o sus alrededores inmediatos (o suburbios).
    5. Per Diem: alojamiento + comidas e imprevistos (Los imprevistos incluyen gastos de lavandería, champú, jabón, etc.)
    6. Otros gastos de viaje: visados, tasa aeroportuaria, inoculaciones.

[1] Antes de firmar un contrato, el proveedor seleccionado deberá proporcionar información adicional para sostener los costos de mano de obra, indicando la experiencia reciente y la compensación de cada miembro de su equipo completando el formulario de biodatos de CIPE.

[2] CIPE y la Alianza no están exentas del pago de impuestos, sus adquisiciones generalmente están sujetas al pago de impuestos locales sobre las ventas y/o el valor agregado

 

Respecto al Anexo Técnico que acompaña los Términos de Referencia o “Request for Proposals” en el marco del proyecto de fortalecimiento del Instituto Colombiano de Agricultura, en particular frente al componente de Desarrollo e implementación de un sistema de gestión de riesgo, se realizan las siguientes modificaciones:

  1. Con respecto a lo señalado en el Anexo Técnico, específicamente en los puntos 3.2 referido al Plan de trabajo y el punto 3.7 sobre Arquitectura Tecnológica, en los cuales se hace referencia a que el desarrollo del sistema SIGER debe realizarse en la nube de Oracle, se realiza la siguiente modificación:

El proveedor tendrá la libertad de seleccionar la nube o el hardware que considere más adecuado para el desarrollo del proyecto. Sin embargo, es fundamental asegurar que, una vez completado el desarrollo y superadas las pruebas de aceptación por parte del ICA, el proveedor se comprometa a efectuar la implementación del sistema en la nube de Oracle perteneciente al ICA. Es imperativo que la propuesta incluya en detalle las herramientas que serán empleadas durante el desarrollo, así como los costos asociados a las licencias o el uso de dichas herramientas.

  1. Referente a lo indicado en el Anexo Técnico en el punto 3.7.2. sobre Datos referenciales de la demanda actual y proyectada:

Versión Actual:

Número estimado de parámetros/variables que serán utilizadas para la gestión de riesgos (con base en las matrices elaboradas previamente por el ICA)

 

Se han elaborado matrices de riesgo para productos agrícolas y pecuarios basados en 44 variables.

 

Versión Modificada:

Número estimado de parámetros/variables que serán utilizadas para la gestión de riesgos (con base en las matrices elaboradas previamente por el ICA)

 

Se han elaborado matrices de riesgo para productos agrícolas y pecuarios basados en 70 variables.

 

Anexo 1

Anexo 2