Ecuador – Request for Proposals – IT Equipment provider
The Alliance is seeking IT Equipment for the sustainability of new and updated e-services in the Ecuadorian Single Window system.
Global Alliance for Trade Facilitation/ Center for International Private Enterprise
REQUEST FOR QUOTATION – IT EQUIPMENT FOR PROJECT IN ECUADOR
Alianza Global para la Facilitación del Comercio/ Centro para la Empresa Privada Internacional
SOLICITUD DE COTIZACIÓN – EQUIPO INFORMÁTICO PARA PROYECTO EN ECUADOR
| Section I. General Information
Date: March 23, 2022 Subject: IT Equipment for the sustainability of new and updated e-services in the Ecuadorian Single Window system Closing date and time for receipt of quotation: April 15, 2022 |
Sección I. Información General
Fecha: 23 de marzo, 2022 Asunto: Equipo informático para la sostenibilidad de servicios electrónicos nuevos y actualizados en el sistema de la Ventanilla Única Ecuatoriana Fecha y hora límite para la recepción de la cotización: 15 de Abril, 2022 |
| Section II. Requirements
The Center for International Private Enterprise (CIPE) invites qualified companies or individuals to submit quotations for the equipment specified in this request, which will be used during the implementation of the Strengthening of the Single Window and Modernization of Sanitary Procedures project, in Ecuador. CIPE will only accept the submission of quotations for this procurement emailed to the contacts specified in Section VII by the date and time specified in Section I. Late submissions may be considered at CIPE’s sole discretion. Offerors are responsible for ensuring that their offers are received by CIPE in accordance with the instructions, terms, and conditions described in this request for quotation. Failure to adhere with instructions described in this this request for quotation may lead to disqualification of an offer from consideration. Offerors should submit quotes using the company that, if selected, will deliver the equipment. Issuance of this Request for Quotation (RFQ) does not constitute an award or commitment on the part of CIPE, nor does it commit the organization to pay for costs incurred in the preparation and submission of a quotation. Any questions regarding this request for quotation should be sent to the contacts specified in Section VII by April 6, 2022, at the latest. Vendors can submit quotes for all the equipment listed in this request or submit partial quotes, for one or various groups of equipment. |
Sección II. Requerimientos
El Centro para la Empresa Privada Internacional (CIPE) invita a empresas cualificadas o individuos a enviar cotizaciones para el equipo especificado en esta solicitud, el cual será utilizado durante la implementación del proyecto de Fortalecimiento de la Ventanilla Única y Modernización de Procedimientos Sanitarios, en Ecuador. CIPE solamente aceptará la presentación de cotizaciones para esta adquisición por correo electrónico a los contactos especificados en la Sección VII y hasta la fecha y hora especificadas en la Sección I. Los envíos tardíos serán considerados únicamente a discreción de CIPE. Los oferentes son responsables de garantizar que CIPE reciba sus ofertas de acuerdo con las instrucciones, términos y condiciones descritos en esta solicitud de cotización. No cumplir con las instrucciones descritas en esta solicitud de cotización puede conducir a la descalificación de una oferta de consideración. Los oferentes deben presentar cotizaciones utilizando la empresa que, de ser seleccionada, entregará el equipo. La emisión de esta Solicitud de Cotización (SDC) no constituye una adjudicación o compromiso por parte del CIPE, ni compromete a la organización a pagar los costos incurridos en la preparación y presentación de una cotización. Cualquier pregunta relativa a esta solicitud de cotización debe enviarse a los contactos especificados en la Sección VII a más tardar el 6 de Abril, 2022. Los proveedores pueden presentar cotizaciones para todos los equipos listados en esta solicitud o presentar cotizaciones parciales, para uno o varios grupos de bienes. |
| Section III. Warranty
Warranty service and repair in Ecuador is required for all items under this request for quotation. The warranty coverage must be valid for a minimum of thirty-six (36) months after delivery and acceptance of the commodities, unless otherwise indicated in the technical specifications. All rights to warranty support and service shall be transferred with the commodities or provided directly to the government entities that CIPE will duly indicate to the selected vendor. |
Sección III. Garantía
Se requiere servicio de garantía y reparación en Ecuador para todos los artículos bajo esta solicitud de cotización. La cobertura de la garantía debe ser válida durante un mínimo de treinta y seis (36) meses después de la entrega y aceptación de los productos, a menos que se indique lo contrario en las especificaciones técnicas. Todos los derechos de soporte y servicio de garantía se transferirán con el producto o brindarán directamente a las entidades gubernamentales que CIPE indicará oportunamente al proveedor seleccionado. |
| Section III. Support and Preventive Maintenance
The vendor must formally commit to provide two (2) preventive maintenance services per year, during the warranty period of the offered commodities. Preventive maintenance must not interfere with daily activities at beneficiary entities and its schedule will be established in coordination with CIPE. |
Sección III. Soporte y Mantenimiento Preventivo
El oferente deberá comprometerse formalmente a brindar dos (2) servicios de mantenimiento preventivo por año, durante el período de garantía de los bienes ofertados. Los mantenimientos preventivos no deberán interferir con las actividades cotidianas en las entidades beneficiarias y su cronograma se establecerá en coordinación con CIPE. |
| Section IV. Equipment Specifications
GROUP 1: COMPUTERS Item 1.a: Laptops Quantity: 10 units Installation site: Quito and Guayaquil Minimum characteristics:
Item 1.b: Desktop computer Quantity: 3 units Installation site: Quito Minimum characteristics:
GROUP 2: PRINTERS Sole item: Laser Multifunction Printer Quantity: 4 units Installation site: Guayaquil and Manta Minimum characteristics:
GROUP 3: SERVERS Item 3.a: Server Quantity: 1 unit Installation site: Manta Minimum characteristics:
Item 3.b: Server Quantity: 1 unit Installation site: Quito Minimum characteristics:
GROUP 4: HARD DRIVES Sole item: Hard drive Quantity: 5 units Installation site: Quito Minimum characteristics:
Notes: (a) The brands indicated in these specifications are a reference, vendors can quote equivalent or superior equipment. (b) The installation of the equipment must be completed within 4 business weeks. |
Sección IV. Especificaciones del Equipo
GRUPO 1: COMPUTADORAS Ítem 1.a Computadora Portátil Cantidad: 10 unidades Sitio de instalación: Quito y Guayaquil Características mínimas:
Ítem 1.b: Computadora de Escritorio Cantidad: 3 unidades Sitio de instalación: Quito Características mínimas:
GRUPO 2: IMPRESORAS Ítem único: Impresora Multifunción Láser Color Cantidad: 4 unidades Sitio de instalación: Guayaquil y Manta Características mínimas:
GRUPO 3: SERVIDORES Ítem 3.a: Servidor Cantidad: 1 unidad Sitio de instalación: Manta Características mínimas:
Ítem 3.b: Servidor Cantidad: 1 unidad Sitio de instalación: Quito Características mínimas:
GRUPO 4: DISCOS DUROS Sole ítem: Hard drive Cantidad: 5 unidades Installation site: Quito Características mínimas:
Notas: (a) Las marcas indicadas en estas especificaciones son una referencia, los proveedores pueden cotizar equipos equivalentes o superiores. (b) La instalación del equipo debe completarse en 4 semanas laborales. |
| Section V. Quotation Dossier
Quotation submissions must: 1. Be written in English or Spanish. 2. List detailed prices per item, including applicable taxes and all other expenses that may incur (freight, installation, exchange rate insurance, etc.) in United States of America Dollars. 3. Vendors may offer some or all items (listed in this request) under separate or lump-sum offers. 4. Indicate the estimated delivery/installation time, quality commitment, fulfillment of the minimum technical requirements and specifications and any provisions that CIPE needs to be aware of. 5. Confirm the fulfilment of the requested warranty period and include any relevant information on the level or characteristics of support offered for this period. 6. Include a brief company profile (legal name, years in business, services, and current customers) and proof of past performance (see Section VI). 7. Contain a copy of Business Registration certificate or equivalent document. 8. Contain a copy of this request for quotation with signature/stamp of legal representative or authorized employee for acknowledgement of its content. 9. Be in “.pdf” format and sent to the contacts specified in Section VII of this request for quotation with the subject: Equipment for remote connection VUE. The quotation shall remain valid for acceptance for a period of at least 30 days from the closing date indicated in Section I. |
Sección V. Dossier de Cotización
El envío de cotizaciones debe: 1. Estar escrito en inglés o español. 2. Listar los precios detallados por ítem, incluidos los impuestos aplicables y todos los demás gastos en los que se pueda incurrir (flete, instalación, el seguro de tipo de cambio, etc.) en dólares de los Estados Unidos de América. 3. Los proveedores pueden ofrecer algunos o todos los artículos (enumerados en esta solicitud) en ofertas separadas o de suma global. 4. Indicar el tiempo estimado de entrega/instalación, el compromiso de calidad, el cumplimiento de los requisitos técnicos y especificaciones mínimos y cualquier disposición que CIPE deba tener en cuenta. 5. Confirmar el cumplimiento del periodo de garantía solicitado e incluir cualquier información relevante sobre el nivel o características del soporte ofrecido para este periodo. 6. Incluir un breve perfil de la empresa (nombre legal, años en el negocio, servicios y clientes actuales) y pruebas del desempeño pasado (consulte la Sección VI). 7. Contener una copia del certificado de registro de la empresa o un documento equivalente. 8. Contener una copia de esta solicitud de cotización con la firma/sello del representante legal o empleado autorizado como reconocimiento de su contenido. 9. Estar en formato “.pdf” y enviarse a los contactos especificados en la Sección VII de esta solicitud de cotización bajo el asunto: Equipo para conexión remota VUE. La cotización debe ser válida para aceptación por un periodo de al menos 30 días a partir de la fecha límite indicada en la Sección I.
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| VI. Selection criteria
1. Detailed Price Quote (80%) 2. Past Performance and Responsiveness (20%) All interested parties must submit a quotation along with documentation that demonstrates previous successful performance of similar service/product to those described in this request; this could include letters of recommendations, appreciation, or other evidence of vendor capability from previous customers. CIPE will select a provider using a best value approach, considering price factors, past performance, and responsiveness. CIPE may enter into negotiations with one or more offerors to discuss improvements or adjustments in the quotation and cost deduction. Upon selection and/or successful negotiation with the vendor, payment will be made upon acceptance of all deliverables and within 30 days of receipt of invoice. |
VI. Criterios de selección
1. Cotización detallada (80%) 2. Desempeño pasado y capacidad de respuesta (20%) Todas las partes interesadas deben presentar una cotización detallada junto con la documentación que demuestre el desempeño exitoso previo de servicios/productos similares a los descritos en esta solicitud; esto podría incluir cartas de recomendación, apreciación u otras pruebas de la capacidad del proveedor de clientes anteriores. CIPE seleccionará un proveedor utilizando un enfoque de mejor valor, teniendo en cuenta los factores de precio, desempeño pasado y capacidad de respuesta. CIPE puede entablar negociaciones con uno o más oferentes para discutir mejoras o ajustes en la cotización y deducción de costos. Tras la selección y/o negociación exitosa con el proveedor, se realizará un pago tras la aceptación de todos los entregables y dentro de los 30 días siguientes a la recepción de la factura. |
| VII. Contacts
All questions, comments, and quotation dossiers must be sent to CIPE via the following emails: lescalante@cipe.org and jjativa@cipe.org (please use both emails). |
VII. Contactos
Todas las preguntas, comentarios y dossiers de cotización deben enviarse a CIPE mediante los siguientes emails: lescalante@cipe.org y jjativa@cipe.org (por favor utilizar ambos emails). |