Ecuador – Request for Proposals – IT Equipment provider

The Alliance is seeking IT Equipment for the sustainability of new and updated e-services in the Ecuadorian Single Window system.

Global Alliance for Trade Facilitation/ Center for International Private Enterprise

REQUEST FOR QUOTATION – IT EQUIPMENT FOR PROJECT IN ECUADOR

 

Alianza Global para la Facilitación del Comercio/ Centro para la Empresa Privada Internacional

SOLICITUD DE COTIZACIÓN – EQUIPO INFORMÁTICO PARA PROYECTO EN ECUADOR

 

Section I. General Information

 Date: March 23, 2022

Subject: IT Equipment for the sustainability of new and updated e-services in the Ecuadorian Single Window system

Closing date and time for receipt of quotation: April 15, 2022

 Sección I. Información General

 Fecha: 23 de marzo, 2022

Asunto: Equipo informático para la sostenibilidad de servicios electrónicos nuevos y actualizados en el sistema de la Ventanilla Única Ecuatoriana

Fecha y hora límite para la recepción de la cotización: 15 de Abril, 2022

Section II. Requirements

The Center for International Private Enterprise (CIPE) invites qualified companies or individuals to submit quotations for the equipment specified in this request, which will be used during the implementation of the Strengthening of the Single Window and Modernization of Sanitary Procedures project, in Ecuador.

CIPE will only accept the submission of quotations for this procurement emailed to the contacts specified in Section VII by the date and time specified in Section I. Late submissions may be considered at CIPE’s sole discretion.

Offerors are responsible for ensuring that their offers are received by CIPE in accordance with the instructions, terms, and conditions described in this request for quotation. Failure to adhere with instructions described in this this request for quotation may lead to disqualification of an offer from consideration. Offerors should submit quotes using the company that, if selected, will deliver the equipment.

Issuance of this Request for Quotation (RFQ) does not constitute an award or commitment on the part of CIPE, nor does it commit the organization to pay for costs incurred in the preparation and submission of a quotation.

Any questions regarding this request for quotation should be sent to the contacts specified in Section VII by April 6, 2022, at the latest.

Vendors can submit quotes for all the equipment listed in this request or submit partial quotes, for one or various groups of equipment.

Sección II. Requerimientos

El Centro para la Empresa Privada Internacional (CIPE) invita a empresas cualificadas o individuos a enviar cotizaciones para el equipo especificado en esta solicitud, el cual será utilizado durante la implementación del proyecto de Fortalecimiento de la Ventanilla Única y Modernización de Procedimientos Sanitarios, en Ecuador.

CIPE solamente aceptará la presentación de cotizaciones para esta adquisición por correo electrónico a los contactos especificados en la Sección VII y hasta la fecha y hora especificadas en la Sección I. Los envíos tardíos serán considerados únicamente a discreción de CIPE.

Los oferentes son responsables de garantizar que CIPE reciba sus ofertas de acuerdo con las instrucciones, términos y condiciones descritos en esta solicitud de cotización. No cumplir con las instrucciones descritas en esta solicitud de cotización puede conducir a la descalificación de una oferta de consideración. Los oferentes deben presentar cotizaciones utilizando la empresa que, de ser seleccionada, entregará el equipo.

La emisión de esta Solicitud de Cotización (SDC) no constituye una adjudicación o compromiso por parte del CIPE, ni compromete a la organización a pagar los costos incurridos en la preparación y presentación de una cotización.

Cualquier pregunta relativa a esta solicitud de cotización debe enviarse a los contactos especificados en la Sección VII a más tardar el 6 de Abril, 2022.

Los proveedores pueden presentar cotizaciones para todos los equipos listados en esta solicitud o presentar cotizaciones parciales, para uno o varios grupos de bienes.

Section III. Warranty

Warranty service and repair in Ecuador is required for all items under this request for quotation. The warranty coverage must be valid for a minimum of thirty-six (36) months after delivery and acceptance of the commodities, unless otherwise indicated in the technical specifications. All rights to warranty support and service shall be transferred with the commodities or provided directly to the government entities that CIPE will duly indicate to the selected vendor.

Sección III. Garantía

Se requiere servicio de garantía y reparación en Ecuador para todos los artículos bajo esta solicitud de cotización. La cobertura de la garantía debe ser válida durante un mínimo de treinta y seis (36) meses después de la entrega y aceptación de los productos, a menos que se indique lo contrario en las especificaciones técnicas. Todos los derechos de soporte y servicio de garantía se transferirán con el producto o brindarán directamente a las entidades gubernamentales que CIPE indicará oportunamente al proveedor seleccionado.

 Section III. Support and Preventive Maintenance

The vendor must formally commit to provide two (2) preventive maintenance services per year, during the warranty period of the offered commodities.

Preventive maintenance must not interfere with daily activities at beneficiary entities and its schedule will be established in coordination with CIPE.

 Sección III.  Soporte y Mantenimiento Preventivo

 El oferente deberá comprometerse formalmente   a brindar dos (2) servicios de mantenimiento preventivo por año, durante el período de garantía de los bienes ofertados.

Los mantenimientos preventivos no deberán interferir con las actividades cotidianas en las entidades beneficiarias y su cronograma se establecerá en coordinación con CIPE.

Section IV. Equipment Specifications

GROUP 1: COMPUTERS

 Item 1.a: Laptops

Quantity: 10 units

Installation site: Quito and Guayaquil

Minimum characteristics:

  • CPU with Core Intel® i7-11700 processor, 11th generation or higher
  • SSD of 1Tb o superior
  • DVD-Writer
  • RAM DDR4 32Gb or higher
  • 14” – 16” LED Display
  • Spanish keyboard
  • Windows 11 Pro
  • Microsoft Office Business 2021

Item 1.b: Desktop computer

Quantity: 3 units

Installation site: Quito

Minimum characteristics:

  • CPU with 11th Generation Core Intel® i7-11700 processor or higher
  •  RAM: 32Gb
  • SSD of 1Tb or superior
  • 21” Monitor
  • Mouse
  • Keyboard
  • Ports: at least 6 USB 3.0, 1 VGA, 1 HDMI
  • Audio: Mic Line-in, Line-out
  • Network card of Gigabit Ethernet 10/100/1000 integrated
  • Windows 11 Pro
  • Microsoft Office Business 2021

 

GROUP 2: PRINTERS

Sole item: Laser Multifunction Printer

Quantity: 4 units

Installation site: Guayaquil and Manta

Minimum characteristics:

  • RICOH IM C300F
  • Desktop
  • Control Panel 10.1” Smart Operation Panel
  •  Color: black and white / Color

 

GROUP 3: SERVERS

Item 3.a: Server

Quantity: 1 unit

Installation site: Manta

Minimum characteristics:

  • Rack Server Power Edge R740 2U 2 x Intel
  • Xeon Silver 4214R 2.4 GHz, 12 Core
  • Memory 64 GB (2 x 32 GB) Dual Rank RDIMM
  •  3 Hard Drive 2.4 TB 10K RPM SAS
  • 12 Gbps 512e 2.5” Hot plug
  • DVD Writer
  • Redundant Power Supply 750W
  • Controller Card PERC H730P 2 GB RAID 0, 1, 10, 5, 6 , 50, 60;
  • Network Card 1 GBE with two ports
  •  iDrac Express
  •  1 Windows Server 2019 Standard License
  •  5 Windows Server 2019 CALs

 

Item 3.b: Server

Quantity: 1 unit

Installation site: Quito

Minimum characteristics:

  • Rack Server Power Edge R550 or equivalent/superior option
  • Intel® Xeon® Silver 4310 2.1G, 12C/24T, 10.4GT/s, 18M Cache, Turbo, HT (120W) DDR4-2666
  • 8GB RDIMM, 3200MT/s, Single Rank
  • 2TB 7.2K RPM SATA 6Gbps 512n 3.5in Hot-plug Hard Drive
  • DVD Writer

 

GROUP 4: HARD DRIVES

Sole item: Hard drive

Quantity: 5 units

Installation site: Quito

Minimum characteristics:

  • Dell 2.4 TB 10 KRPM SAS 12 Gbps

 

Notes:

(a)   The brands indicated in these specifications are a reference, vendors can quote equivalent or superior equipment.

(b)   The installation of the equipment must be completed within 4 business weeks.

Sección IV. Especificaciones del Equipo

GRUPO 1: COMPUTADORAS

Ítem 1.a Computadora Portátil

Cantidad: 10 unidades

Sitio de instalación: Quito y Guayaquil

Características mínimas:

  • CPU con procesador Intel® Core i7-11700 11ma generación o superior
  • Unidad SSD 1Tb o superior
  • Unidad DVD-Writer
  • RAM DDR4 32GB o superior
  • Pantalla 14″ – 16” LED
  • Teclado en español
  • Windows 11 Pro
  • Microsoft Office Business 2021

Ítem 1.b: Computadora de Escritorio

Cantidad: 3 unidades

Sitio de instalación: Quito

Características mínimas:

  • CPU con procesador Core Intel® i7-11700 11ma generación o superior
  • Memoria RAM: 32Gb
  • SSD de 1Tb o superior
  • Monitor de 21 pulgadas
  • Mouse
  • Teclado
  • Puertos: al menos 6 USB 3.0, 1 VGA, 1 HDMI
  • Audio: Conectores para Micrófono, Line-in, Line-out
  • Tarjeta de Red Gigabit Ethernet 10/100/1000 integrado
  • Windows 11 Pro
  • Microsoft Office Business 2021

 

GRUPO 2: IMPRESORAS

Ítem único: Impresora Multifunción Láser Color

Cantidad: 4 unidades

Sitio de instalación: Guayaquil y Manta

Características mínimas:

  • RICOH IM C300F
  • Escritorio
  • Panel de control de 10.1”
  •  Color: negro y blanco/Color

 

GRUPO 3: SERVIDORES

Ítem 3.a: Servidor

Cantidad: 1 unidad

Sitio de instalación: Manta

Características mínimas:

  • Servidor Rack Power Edge R740 2U 2 x Intel
  • Xeon Silver 4214R 2.4 GHz, 12 Core
  • Memoria 64 GB (2 x 32 GB) Dual Rank RDIMM
  • 3 Disco Duro 2.4 TB 10K RPM SAS
  • 12 Gbps 512e 2.5” Hot plug
  • DVD Writer
  • Fuente de poder redundante 750W
  • Tarjeta controladora PERC H730P 2 GB RAID 0, 1, 10, 5, 6, 50, 60;
  • Tarjeta de red 1 GBE con dos puertos,
  • iDrac Express
  • Garantía 3 años
  • 1 Licencia Windows Server 2019 Standard
  • 5 CAL de Windows Server 2019

 

Ítem 3.b: Servidor

Cantidad: 1 unidad

Sitio de instalación: Quito

Características mínimas:

  • Servidor Rack Power Edge R550 u opción equivalente/superior
  • Intel® Xeon® Silver 4310 2.1G, 12C/24T, 10.4GT/s, 18M Cache, Turbo, HT (120W) DDR4-2666
  • 8GB RDIMM, 3200MT/s, Single Rank
  • 2TB 7.2K RPM SATA 6Gbps 512n 3.5in Hot-plug Hard Drive
  • DVD Writer

 

GRUPO 4: DISCOS DUROS

Sole ítem: Hard drive

Cantidad: 5 unidades

Installation site: Quito

Características mínimas:

  • Dell 2.4 TB 10 KRPM SAS 12 Gbps

 

Notas:

(a)   Las marcas indicadas en estas especificaciones son una referencia, los proveedores pueden cotizar equipos equivalentes o superiores.

(b)   La instalación del equipo debe completarse en 4 semanas laborales.

Section V. Quotation Dossier

Quotation submissions must:

1. Be written in English or Spanish.

2. List detailed prices per item, including applicable taxes and all other expenses that may incur (freight, installation, exchange rate insurance, etc.) in United States of America Dollars.

3. Vendors may offer some or all items (listed in this request) under separate or lump-sum offers.

4. Indicate the estimated delivery/installation time, quality commitment, fulfillment of the minimum technical requirements and specifications and any provisions that CIPE needs to be aware of.

5. Confirm the fulfilment of the requested warranty period and include any relevant information on the level or characteristics of support offered for this period.

6. Include a brief company profile (legal name, years in business, services, and current customers) and proof of past performance (see Section VI).

7. Contain a copy of Business Registration certificate or equivalent document.

8. Contain a copy of this request for quotation with signature/stamp of legal representative or authorized employee for acknowledgement of its content.

9. Be in “.pdf” format and sent to the contacts specified in Section VII of this request for quotation with the subject: Equipment for remote connection VUE.

The quotation shall remain valid for acceptance for a period of at least 30 days from the closing date indicated in Section I.

Sección V. Dossier de Cotización

El envío de cotizaciones debe:

1. Estar escrito en inglés o español.

2. Listar los precios detallados por ítem, incluidos los impuestos aplicables y todos los demás gastos en los que se pueda incurrir (flete, instalación, el seguro de tipo de cambio, etc.) en dólares de los Estados Unidos de América.

3. Los proveedores pueden ofrecer algunos o todos los artículos (enumerados en esta solicitud) en ofertas separadas o de suma global.

4. Indicar el tiempo estimado de entrega/instalación, el compromiso de calidad, el cumplimiento de los requisitos técnicos y especificaciones mínimos y cualquier disposición que CIPE deba tener en cuenta.

5. Confirmar el cumplimiento del periodo de garantía solicitado e incluir cualquier información relevante sobre el nivel o características del soporte ofrecido para este periodo.

6. Incluir un breve perfil de la empresa (nombre legal, años en el negocio, servicios y clientes actuales) y pruebas del desempeño pasado (consulte la Sección VI).

7. Contener una copia del certificado de registro de la empresa o un documento equivalente.

8. Contener una copia de esta solicitud de cotización con la firma/sello del representante legal o empleado autorizado como reconocimiento de su contenido.

9. Estar en formato “.pdf” y enviarse a los contactos especificados en la Sección VII de esta solicitud de cotización bajo el asunto: Equipo para conexión remota VUE.

La cotización debe ser válida para aceptación por un periodo de al menos 30 días a partir de la fecha límite indicada en la Sección I.

 

VI. Selection criteria

1. Detailed Price Quote (80%)

2. Past Performance and Responsiveness (20%)

All interested parties must submit a quotation along with documentation that demonstrates previous successful performance of similar service/product to those described in this request; this could include letters of recommendations, appreciation, or other evidence of vendor capability from previous customers.

CIPE will select a provider using a best value approach, considering price factors, past performance, and responsiveness. CIPE may enter into negotiations with one or more offerors to discuss improvements or adjustments in the quotation and cost deduction. Upon selection and/or successful negotiation with the vendor, payment will be made upon acceptance of all deliverables and within 30 days of receipt of invoice.

VI. Criterios de selección

1. Cotización detallada (80%)

2. Desempeño pasado y capacidad de respuesta (20%)

Todas las partes interesadas deben presentar una cotización detallada junto con la documentación que demuestre el desempeño exitoso previo de servicios/productos similares a los descritos en esta solicitud; esto podría incluir cartas de recomendación, apreciación u otras pruebas de la capacidad del proveedor de clientes anteriores.

CIPE seleccionará un proveedor utilizando un enfoque de mejor valor, teniendo en cuenta los factores de precio, desempeño pasado y capacidad de respuesta. CIPE puede entablar negociaciones con uno o más oferentes para discutir mejoras o ajustes en la cotización y deducción de costos. Tras la selección y/o negociación exitosa con el proveedor, se realizará un pago tras la aceptación de todos los entregables y dentro de los 30 días siguientes a la recepción de la factura.

VII. Contacts

All questions, comments, and quotation dossiers must be sent to CIPE via the following emails: lescalante@cipe.org and jjativa@cipe.org (please use both emails).

VII. Contactos

Todas las preguntas, comentarios y dossiers de cotización deben enviarse a CIPE mediante los siguientes emails: lescalante@cipe.org y jjativa@cipe.org (por favor utilizar ambos emails).